Le processus de génération de commandes créanciers - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Les Commandes aux fournisseurs seront le plus souvent générées automatiquement par cette procédure, sur la base des Commandes clients et en tenant compte de la situation des articles en stock. Cette opération peut être modulée grâce à plusieurs options. Depuis le fichier des Articles-Prestations, choisissez Générer commandes dans le menu Action.

S’il y a des Articles dont la rubrique Achats bloqués est cochée ou pour lesquels aucun fournisseur n’est mentionné, le programme les affiche à l’écran sous la forme d’une liste que vous pouvez Imprimer ou Enregistrer sur le disque. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

Un dialogue s'affiche, vous permettant de choisir une formule pour la génération des commandes :

Articles à commander

Le premier menu local permet de sélectionner les articles qui doivent faire l’objet d’une commande :

Formule	Description
Qté en stock + Qté en commande < Qté réservée	Ce critère convient à la grande majorité des situations. Le programme vérifie les fiches Articles-Prestations et compare le contenu de la rubrique Quantité réservée (par les clients) avec la somme des rubriques Quantité en commande (aux fournisseurs) et Quantité en stock. Si la quantité réservée est plus élevée, l’article est retenu et fera l’objet d’une proposition de commande.
Qté en stock + Qté en commande < Seuil de commande	Avec ce deuxième critère, la Quantité en commande additionnée à la Quantité en stock est comparée à la rubrique Seuil commande. Si cette dernière rubrique présente une valeur plus élevée, l’article est retenu.
Stock disponible < Seuil de commande	Ce choix convient dans le cas où vous décidez de réassortir le stock dès que la Qté disponible est inférieure au Seuil commande.
Qté à commander > 0	En choisissant ce critère, tous les articles dans la fiche desquels la rubrique Qté à commander contient une valeur supérieure à zéro sont retenus.
Date dernière commande + Délai d’approvisionnement > Hier	Ce critère permet de tenir compte d’un éventuel délai d’approvisionnement. Le programme vérifie la date de la dernière commande de l’article (rubrique Dern. commande), et y ajoute le délai d’approvisionnement (rubrique Délai d’approv.). Si la valeur obtenue est égale ou plus élevée que la date du jour, l’article est retenu.
Sélection en cours <…>	Il est possible d’effectuer au préalable une sélection quelconque dans le fichier des Articles-Prestations. Le nombre de fiches sélectionnées est toujours indiqué par ce critère. Vous pouvez ainsi générer les commandes pour un ensemble d’articles de votre choix, indépendamment de tout autre critère.

Quantité à commander

Le paramètre précédent ne fait que sélectionner les articles pour lesquels une commande doit être établie. La quantité à commander pourra être précisée avec cette deuxième option.

Remarque : à l’exception du choix Saisie manuelle, si le critère choisi aboutit à une valeur égale ou inférieure à zéro, le programme ne génère pas de commande pour l’article en question.

Formule	Description
= Qté réservée - Qté en stock - Qté en commande	La valeur proposée par le programme comme quantité à commander est obtenue en soustrayant la Qté en stock et la Qté en commande de la Qté réservée. Le programme tient compte éventuellement des quantités de commande minimale et imposée par le fournisseur, si elles sont définies dans la fiche Article-Prestation.
= Qté à commander	La valeur proposée par le programme est simplement celle de la rubrique Qté à commander de la fiche Article-Prestation.
= Seuil de commande - Stock disponible	La valeur proposée par ce critère est obtenue en soustrayant le Stock disponible du Seuil commande.
= Saisie manuelle	Choisissez ce dernier critère si les précédents ne conviennent pas. Vous pourrez ainsi indiquer manuellement la quantité à commander pour chacun des articles. Office Maker Business proposera néanmoins une valeur en se basant sur les rubriques Qté comm. et Qté minimum du fournisseur retenu.

Choix des fournisseurs

Comme il est possible d’associer plusieurs fournisseurs à un même article, ce dernier paramètre permet de choisir ceux auxquels seront adressées les commandes.

Formule	Description
Selon préférences	Cette option exploite le numéro de priorité que vous pouvez attribuer à chaque fournisseur dans la fiche Article-Prestation. Le fournisseur choisi sera celui dont la valeur de la rubrique Préf. est la plus basse (en principe la valeur 1).
= Qté de commande la plus proche	Si vous choisissez cette option, le programme compare la Qté à commander à la quantité de commande imposée par les différents fournisseurs des articles à commander. Cette valeur est celle que vous indiquez dans la rubrique Qté de commande dans les lignes des fournisseurs de la fiche Article-Prestation. Le fournisseur retenu est celui qui peut livrer au plus près la quantité à commander ; cette évaluation présuppose que la commande doit être satisfaite, c’est-à-dire que la valeur proposée doit être égale ou supérieure à la quantité à commander. Considérons par exemple une quantité à commander de 28 unités et deux fournisseurs possibles dont les quantités de commande sont respectivement de 6 et 12 unités : la quantité à commander serait de 30 unités chez le premier fournisseur (5 fois 6), et de 36 unités chez le second (3 fois 12). Dans ce cas de figure, c’est le premier fournisseur qui est retenu.
= Délai de livraison le plus court	Avec cette option, le fournisseur choisi sera celui dont le délai de livraison est le plus court.
= Prix d’achat le plus bas	Cette option permet de sélectionner le fournisseur dont le prix d’achat est le plus avantageux.
= Saisie manuelle	Dans ce cas, aucun fournisseur n’est proposé par le programme. Il vous appartient donc de saisir manuellement les différents fournisseurs voulus dans la liste des Propositions qui vous est proposée avant la création des commandes elles-mêmes (voir § Corrections des propositions ci-dessous).

Après avoir éventuellement modifié les options proposées dans le dialogue qui vous est présenté, cliquez sur le bouton OK ; le programme vous présente successivement chaque Commande créée, ce qui vous laisse la possibilité de les modifier avant leur enregistrement définitif. Les fiches créées forment la sélection de fiches du fichier des Commandes. Il suffit donc de choisir ce fichier dans le menu Achat pour visualiser la liste des commandes créées et demander éventuellement leur impression.

Correction des propositions

Si vous avez choisi l’option Saisie manuelle pour le choix des fournisseurs, le programme vous présente la liste des Propositions de commande, ce qui vous permet, pour chacune d’elles, de saisir le Code adresse du fournisseur désiré. Bien que cette option soit destinée à la saisie manuelle du code fournisseur, le code est déjà proposé dans les cas où il n’y a qu’un seul fournisseur possible.

La commande Imprimer est disponible dans le menu Fichier. Elle permet, si vous le désirez, d’imprimer la Liste des propositions, telle qu’elle est affichée. La commande Trier, dans le menu Action, est également disponible.

Les boutons de sélection manuelle peuvent être utilisés selon la méthode habituelle afin de choisir les fiches à conserver pour la suite des opérations.

Un double-clic sur l’une des lignes permet d’ouvrir les fiches en mode modification. La valeur proposée pour la quantité à commande peut être modifiée, dans la zone Proposition.

En cliquant sur Annuler, vous pouvez interrompre le processus de génération des commandes, après l’avoir confirmé dans l’alerte qui vous est présentée :

«Voulez-vous vraiment interrompre la génération des commandes?»

Modifier

Pour choisir les fournisseurs, il suffit de choisir la commande Modifier dans le menu Action ou de cliquer sur le bouton correspondant. Dans la partie supérieure sont affichés le Code et le Libellé de l’article, ainsi que sa situation dans le stock.

Au dessous, la valeur proposée par le programme dans la zone Proposition dépend des critères présélectionnés ; elle peut être librement modifiée. Enfin, le choix du fournisseur se fait simplement en le sélectionnant dans la zone de défilement.

Remarque : s’il n’y a qu’un seul fournisseur, il n’est pas nécessaire de le sélectionner expressément. En revanche, si vous tentez de passer à la fiche suivante sans préciser le fournisseur désiré (si plusieurs sont proposés), vous obtiendrez le message suivant :

«Vous devez sélectionner un fournisseur!»

Après la saisie des codes fournisseurs, le bouton Générer permet de continuer le processus.

Correction des commandes

Chaque commande créée est affichée à l’écran avant son enregistrement, ce qui permet éventuellement d’en modifier les données.

Les rubriques Quantité et Prix achat peuvent être modifiées si nécessaire. L’exclusion d’une ligne de la commande est autorisée, par simple effacement du Code article. Vous pouvez également ajouter des lignes de commandes supplémentaires.

Après avoir procédé aux modifications désirées, cliquez sur le bouton Valider pour confirmer l’enregistrement de la Commande. Ce processus se répète ainsi pour chaque Commande, jusqu’au dernier article à traiter.

Si vous cliquez sur le bouton Annuler, au bas de la Commande proposée, le programme affichera le message suivant :

«Interrompre la génération des commandes?»

En cliquant sur OK, vous confirmez l’interruption du traitement et vous revenez au fichier des Articles-Prestations. Les Commandes validées auparavant ne sont pas pour autant supprimées.

Si vous cliquez sur Annuler, la Commande proposée n’est pas créée, mais vous pouvez continuer le traitement avec la Commande suivante.