Comment générer des salaires ?

Méthode de travail

Les fiches salaires peuvent être créées une par une, mais il sera évidemment plus efficace de les générer globalement pour tous les employés. C’est pourquoi il est recommandé de vous organiser en suivant la méthode suivante :

Enregistrer les mutations

Saisir les fiches des nouveaux employés, indiquer la date de sortie pour les employés qui quittent l’entreprise, indiquer la date de naissance des enfants (pour les allocations familiales), modifier le montant des salaires ou des cotisations LPP s’il y a eu changement, etc.

Ces modifications sont à effectuer directement dans les fiches des employés (sous l’onglet Compléments, par exemple, en cas de naissance d’un enfant), ou dans la fenêtre de leur assemblage  (s’il y a changement de montant du salaire, par exemple).

Variables

Les Genres de salaires  fixes affectés à un employé, et qui forment son assemblage, servent au calcul de tous les salaires que vous demanderez à créer pour cet employé.

Les Variables  sont également des Genres de salaires, mais qui ne servent que pour le calcul d’une fiche salaire en particulier. C’est pourquoi, lorsque vous les créerez, vous devrez indiquer le numéro de la fiche salaire pour laquelle elle seront prises en compte.

Saisie les variables en série

Dans la pratique, plutôt que d’ouvrir successivement chaque fiche Employé, puis la fenêtre de ses variables, il sera plus commode d’utiliser la commande Variables par employé, dans le menu Action du fichier des Employés (ou le bouton Variables, au bas de la fenêtre).

Vous obtenez ainsi directement la fenêtre de saisie des variables, dont la barre de titre indique sur quelle fiche Employé vous opérez.   Les boutons Suivant et Précédent vous permettent alors de naviguer entre les fiches des employés tout en restant dans la fenêtre de saisie.   Lorsque les variables d’un employé reviennent systématiquement à chaque salaire, cliquez simplement sur le bouton Reprendre... Vous obtenez alors une fenêtre de sélection au sommet de laquelle un menu local permet de choisir une fiche salaire antérieure et dont vous désirez reprendre les variables. Il n’y a plus ensuite qu’à modifier les valeurs éventuellement différentes.

Créer les fiches salaires

Verrouillage

Assurez-vous d’abord que les fiches salaires précédemment établies soient verrouillées. Il n’est pas possible de créer une nouvelle fiche salaire pour un employé si une fiche antérieure n’est pas verrouillée.

Choisissez le fichier Salaires dans le menu Données et utilisez la commande Verrouiller dans le menu Action, ou cliquez sur le bouton Verrouiller, au bas de la fenêtre.

Salaires de clôture

Les salaires seront le plus souvent générés depuis le fichier des employés. Choisissez Employés dans le menu Données.

Pour les employés pour qui vous établissez une dernière fiche salaire, soit en raison d’un départ en cours d’année ou parce qu’il s’agit du dernier salaire de l’exercice, il est nécessaire d’établir une fiche salaire dite « de clôture ». En effet, le programme doit alors effectuer certains calculs en tenant compte d’éventuels plafonds annuels.

S’il s’agit du dernier salaire de l’année, tous les salaires seront des salaires de clôture. Sinon, en cours d’exercice, si seuls certains salaires doivent être des salaires de clôture, il faut alors procéder en deux temps: d’abord isoler les employés pour lesquels on établira une fiche salaire normale, puis répéter l’opération pour les employés pour lesquels on demandera un salaire de clôture.

Prenez le temps de vous familiariser avec les possibilités de sélection manuelle (boutons Isoler et Cacher , dans la barre de boutons) et ainsi opérer sur un ensemble précis de fiches Employés.

Création des salaires

Pour créer les fiches salaires, choisissez Créer salaires dans le menu Action ou au bas de la fenêtre principale des employés.

S’il s’agit de salaires de clôture, cochez la case au bas de ce dialogue. Indiquez la Date comptable et la Période concernée. La numérotation des fiches est automatique si vous n’avez pas modifié les Options du fichier Salaires.

Lorsque l’opération est terminée, les fiches créées s’affichent à l’écran. Si des erreurs sont détectées, un rapport détaillé vous est présenté.

Remarque : Il est recommandé de s’assurer de l’exactitude des montants calculés, en particulier s’il s’agit des premiers salaires que vous créez. Il suffit pour cela d’ouvrir les fiches générées. La fenêtre qui s’affiche vous montre les genres de salaires qui seront effectivement imprimés sur la fiche salaire. Pour vérifier l’ensemble des genres calculés, en particulier les parts patronales des diverses cotisations, cochez la case Tout voir.

Envoyer les ordres de paiement

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