Wie generiert man die Lohnabrechnungen ?
Arbeitsmethode
Lohnabrechnungen können einzeln erstellt werden, aber natürlich ist es effizienter, sie in ihrer Gesamtheit für alle Mitarbeiter zu erstellen. Es empfiehlt sich daher, gemäss folgender Methode vorzugehen :
Die Personaländerungen speichern
Die Karten der neuen Mitarbeiter erfassen, das Austrittsdatum für jene Mitarbeiter angeben, die die Firma verlassen, das Geburtsdatum der Kinder angeben (für die Familienzulagen), bei Änderungen den Betrag des Lohnes oder der BVG-Beiträge abändern, usw.
Diese Änderungen sind direkt in den Mitarbeiterkarten vorzunehmen (im Reiter Zusatz, zum Beispiel bei der Geburt eines Kindes), oder im Fenster ihrer Lohnartengruppe (zum Beispiel bei einer Änderung des Lohnbetrags).
Die Variablen
Die festen Lohnarten , die einem Mitarbeiter zugeordnet sind, und die eine Lohnartengruppe bilden, dienen der Berechnung aller Löhne, die Sie für diesen Mitarbeiter erstellen wollen.
Die Variablen sind ebenfalls Lohnarten, doch dienen sie einzig der Berechnung einer bestimmten Lohnab- rechnung. Wenn Sie Variablen erstellen, müssen Sie daher die Nummer der Lohnabrechnung angeben, für die sie berücksichtigt werden sollen.
Serien-Erfassung der Variablen
In der Praxis wird es bequemer sein, statt eine Mitarbeiterkarte nach der anderen zu öffnen und dann das Fenster seiner Variablen, wenn Sie den Befehl Variablen nach Mitarbeiter anwenden, im Menü Aktion der Mitarbeiterdatei (oder den Button Variablen, unten im Fenster).
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Sie erhalten so direkt das Erfassungsfenster der Variablen, deren Titelleiste den gerade aktiven Mitarbeiter anzeigt.
Mit den Buttons Vorwärts und Rückwärts können Sie dann zwischen den Mitarbeiterkarten navigieren, ohne das Erfassungsfenster zu verlassen.
Sollten die Variablen eines Mitarbeiters systematisch bei jeder Lohnabrechnung vorkommen, klicken Sie einfach auf den Button Übertragen.... Sie erhalten dann ein Auswahlfenster, in dem Ihnen ein Popup- Fenster ganz oben ermöglicht, eine vorherige Lohnabrechnung auszuwählen, mit den Variablen, die Sie übernehmen möchten. Sie brauchen anschliessend nur noch die etwaigen verschiedenen Werte zu ändern. |
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Die Lohnabrechnungen erstellen
Sperren
Kontrollieren Sie zuerst, dass die zuvor erstellten Lohnabrechnungen gesperrt sind. Es kann keine neue Lohnabrechnung für einen Mitarbeiter erstellt werden, wenn eine vorherige Karte nicht gesperrt ist.
Wählen Sie die Datei Lohnabrechnungen im Menü Datei, und verwenden Sie den Befehl Sperren im Menü Aktion, oder klicken Sie auf den Button Sperren, unten im Fenster.
Endabrechnungen
Die Lohnabrechnungen werden in den meisten Fällen ab der Mitarbeiterdatei erzeugt. Wählen Sie Mit- arbeiter im Menü Datei.
Für Mitarbeiter, für die Sie eine letzte Lohnabrechnung erstellen, sei es aufgrund seines Firmenaustritts im laufenden Jahr, oder weil es sich um die letzte Lohnabrechnung des Geschäftsjahres handelt, ist es notwendig, eine sogenannte «Endabrechnung» zu erstellen. Das Programm muss dann bestimmte Berechnungen unter Berücksichtigung der eventuellen jährlichen Grenzwerte durchführen.
Wenn es sich um die letzte Lohnabrechnung des Jahres handelt, werden alle Lohnabrechnungen zu Endabrechnungen. Ansonsten, wenn im Laufe des Geschäftsjahres nur bestimmte Lohnabrechnungen Endabrechnungen sein sollten, gehen Sie in zwei Schritten vor: zuerst jene Mitarbeiter auswählen, für welche man eine normale Lohnabrechnung erstellen wird, dann den Vorgang für jene Mitarbeiter wie- derholen, für welche man eine Endabrechnung verlangen wird.
Nehmen Sie sich etwas Zeit und machen Sie sich mit den Möglichkeiten der manuellen Auswahl vertraut (Buttons Auswählen und Ausblenden , auf der Schaltleiste) um so mit einer präzisen Gruppe von Mitarbeiterkarten zu arbeiten.
Erstellen der Lohnabrechnungen
Zum Erstellen der Lohnabrechnungen, wählen Sie Neue Lohnabrechnungen... im Menü Aktion aus, oder unten im Ansichtsfenster der Mitarbeiter.
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Bei Endabrechnungen kreuzen Sie das Feld unten im Dialog an. Geben Sie das Buchungsdatum und die betroffene Periode an. Die Lohnabrechnungen werden automatisch nummeriert, wenn Sie die Optionen der Datei Lohnabrechnungen nicht geändert haben. |
Ist diese Operation beendet, werden die erzeugten Karten angezeigt. Bei Fehlern erhalten Sie einen ausführlichen Bericht.
NB: Es wird empfohlen, die Richtigkeit der errechneten Beträge zu überprüfen, insbesondere wenn es sich dabei um die ersten Lohnabrechnungen handelt, die Sie erstellen. Sie brauchen dazu nur die erzeugten Karten zu öffnen. Das angezeigte Fenster zeigt Ihnen die Lohnarten an, die auch wirklich auf die Lohnabrechnung gedruckt werden. Für die Kontrolle aller berechneter Arten, insbesondere die Arbeitgeberanteile der verschiedenen Beiträge, kreuzen Sie das Feld Alles sehen an.
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