Catalogage de document, saisie des Exemplaires

La grille de catalogage des documents se compose de plusieurs pages. Une des pages contient les rubriques pour gérer les Exemplaires.

Rubrique Titres volumes

Cette rubrique n'est affichée que dans la version PRO de BiblioMaker. Elle permet de saisir soit des volumes physiques (si le document se compose de plusieurs volumes) soit des portions de documents, comme par exemple des plages musicales pour un CD ou des films pour un DVD.

Cliquez sur le bouton + à gauche de la rubrique pour ajouter un nouveau volume et saisissez les informations nécessaires : Titre, Adresse bibliographique, etc.

Si les fiches saisies concernent des volumes physiques, activez le bouton-radio Exemplaires liés aux volumes. Pour des portions de document, activez le bouton-radio Exemplaires liés au document.

Rubrique Exemplaires

Cette rubrique indique le nombre d'exemplaires dont vous disposez. Par défaut, le programme génère 1 exemplaire pour chaque document ou volume. Si vous disposez de plusieurs exemplaires, ajoutez-les avec le bouton + à gauche de la rubrique.

Une fiche Exemplaire se compose des rubriques suivantes :

Code barres : en principe généré automatiquement par le logiciel. Peut néanmoins être remplacé par un autre code, comme par exemple un code barres imprimé sur un rouleau d'étiquettes.

Durée du prêt : durée du prêt (en jours) de l'exemplaire. Si la valeur saisie est 0, l'exemplaire est exclu du prêt et cette mention s'affiche sur l'étiquette code barres que vous imprimez.

Manquant : cochez cette case si vous constatez la disparition de l'exemplaire. Vous pourrez enlever la coche si vous retrouvez l'exemplaire ultérieurement.

Date limite de prêt : renseignez cette rubrique si l'exemplaire vous a été prêté par une autre bibliothèque (comme par exemple l'institution Bibliomedia) et que vous devez rendre ce document à cette bibliothèque. Ainsi, vous bloquerez les prêts de ce document pour vos lecteurs une fois la date limite de prêt atteinte.

Le tableau récapitulatif des exemplaires affiche trois colonnes supplémentaires ne provenant pas des exemplaires eux-mêmes, mais du fichier des prêts :

Statut : disponibilité de l'exemplaire (disponible ou en prêt)

Emprunté par : nom de l'emprunteur éventuel de l'exemplaire

Retour prévu : date de retour prévu de l'exemplaire (délai fixé à l'emprunteur pour rendre le document)

Ces informations sont affichées uniquement si les paramètres ad hoc ont été configurés dans les Options du fichier des Prêts.