Export et Import "Fiduciaire"

Dans le fichier des Écritures, les formats d’import et d’export «Fiduciaire» permettent d’organiser l’échange des données entre une société fiduciaire et ses clients. Le principe en est le suivant: la fiduciaire gère un fichier de données différent pour chacun de ses clients ; de son côté, chaque client travaille sur son propre exemplaire du fichier de données, à l’aide de la version Light, standard ou PRO d’Office Maker Finance.

Remarque: Micro Consulting peut vous faire parvenir sur demande une liste des sociétés fiduciaires équipées d’Office Maker Finance.

Transfert des données

Grâce au format d’export Fiduciaire, les écritures saisies par le client sont exportées à intervalles réguliers (chaque jour, semaine ou mois) dans un fichier au format texte. Les écritures exportées sont celles dont la date est comprise dans la période définie par le client au moment de l’export. Ce fichier est alors transmis à la fiduciaire par Internet, ou sur un support de données quelconque.

La fiduciaire peut ensuite importer ce fichier dans son propre exemplaire du fichier de données. Il suffit, depuis le fichier Écritures, de choisir la commande Importer dans le menu Fichier, de sélectionner le format Fiduciaire, puis de désigner le fichier à importer dans le dialogue standard d’ouverture de fichier.

La fenêtre qui s’affiche ensuite permet de vérifier le nom de l’expéditeur, celui de l’exercice, la période concernée, le nombre d’écritures et la date de l’export.

Un message du client à l’attention de la fiduciaire peut être inclus dans le fichier d’échange; si c’est le cas, il apparaît dans la zone Message.

Après avoir vérifié ces informations, il n’y a plus qu’à cliquer sur le bouton Importer pour provoquer l’import des données.

Attention : Les écritures provisoires éventuellement déjà existantes pour la période couverte sont préalablement supprimées. En revanche les écritures verrouillées sont conservées. Les écritures échangées ne conservent pas la même numérotation dans les deux fichiers.

La fiduciaire peut ensuite procéder à d’éventuelles corrections dans les écritures saisies par le client et, si elle dispose d'Office Maker Finance version PRO, ajouter des Centres d’analyse, définir et modifier les Budgets, exploiter ces données dans les feuilles de calcul ou le générateur de rapports et imprimer tous les documents voulus.

Bien entendu, la fiduciaire peut elle-même ré-exporter les écritures pour les retourner corrigées à son client. Il faudra dans ce cas choisir la commande Exporter dans le menu Fichier et sélectionner le format Fiduciaire. Après avoir indiqué les dates de début et de fin de la période concernée dans le dialogue qui s’affiche, il ne reste plus qu’à attribuer un nom au fichier pour son enregistrement sur le disque.

Ce fichier une fois transmis au client, pourra être importé dans son propre fichier de données, toujours grâce au format «Fiduciaire». Les écritures modifiées par la fiduciaire remplaceront ainsi celles saisies au départ par le client.

Contrôles d’intégrité

Dans le fichier d’import-export «Fiduciaire», les Comptes et les Journaux sont automatiquement exportés avec les Écritures ; le programme peut ainsi effectuer automatiquement de nombreux contrôles d’intégrité. Si, par exemple, le client a défini de nouveaux Comptes, ils seront automatiquement créés dans le fichier de données de la fiduciaire, laquelle en sera informée par un message à l’écran.

De même, si le client modifie le libellé d’un compte, s’il ajoute de nouveaux journaux ou si une anomalie est détectée lors de l’import des données par la fiduciaire, un rapport détaillé est affiché. Ce rapport peut être imprimé ou sauvegardé sur le disque sous forme de fichier texte.