Export- und Importformat "Treuhandgesellschaft"

In der Buchungsdatei ermöglichen es die Import- und Exportformate für «Treuhandgesellschaften» einer Treuhandgesellschaft, Daten mit ihren Kunden auszutauschen. Das Prinzip ist folgendermassen: Die Treuhandgesellschaft verwaltet für jeden ihrer Kunden eine andere Datendatei. Jeder Kunde bearbeitet sein eigenes Datendatei-Exemplar mit der Light-, Standard- oder PRO-Version von Office Maker Finance.

Bemerkung : Micro Consulting schickt Ihnen auf Wunsch eine Liste der Treuhandgesellschaften, die Office Maker Finance benutzen.

Datenübertragung

Mit dem Format Treuhandgesellschaft werden die vom Kunden erfassten Buchungen in regelmässigen Zeitabständen (täglich, wöchentlich oder monatlich) in eine Datei im Textformat exportiert. In einem Dialogfenster kann der Kunde ein Anfangs- und ein Enddatum für die zu exportierenden Buchungen eingeben. Diese Datei wird dann der Treuhandgesellschaft z.B. per Internet oder auf einem beliebigen Datenträger übermittelt.

Die Treuhandgesellschaft kann anschliessend diese Datei in ihr eigenes Datendatei-Exemplar importieren. Hierzu ruft man von der Buchungsdatei aus den Befehl Importieren im Menü Ablage auf. Dann wählt man das Format Treuhandgesellschaft und gibt die zu importierende Datei im Standarddialog zum Öffnen von Dateien an.

Im angezeigten Fenster kann man den Absender, Geschäftsjahr, der betroffene Zeitraum, die Buchungszahl und das Exportdatum kontrollieren.

In der Exportdatei kann der Kunde einen Hinweis für die Treuhandgesellschaft erfassen. Diese Nachricht erscheint im Feld Mitteilung.

Nach Kontrolle dieser Informationen klicken Sie auf Importieren, damit die Daten importiert werden.

Achtung : Provisorische Buchungen, die eventuell schon für die abgedeckte Periode existieren, werden zuvor gelöscht. Im Gegensatz dazu werden gesperrte Buchungen behalten. In den beiden Dateien werden die ausgetauschten Buchungen unterschiedlich nummeriert.

Anschliessend kann die Treuhandgesellschaft die vom Kunden erfassten Buchungen korrigieren, und, wenn Sie Office Maker Finance PRO benutzen, Kostenstellen hinzufügen, Budgets definieren und ändern, und diese Daten mit der Tabellenkalkulation oder dem Listengenerator bearbeiten, und alle gewünschten Dokumente ausdrucken.

Selbstverständlich kann die Treuhandgesellschaft die korrigierten Buchungen an ihren Kunden zurückexportieren. Hierzu ruft man den Befehl Exportieren im Menü Ablage auf und wählt das Format Treuhandgesellschaft aus. Nachdem man im angezeigten Dialogfenster das Anfangs- und Enddatum der betroffenen Periode angegeben hat, gibt man der Datei noch einen Namen, bevor sie auf der Festplatte gespeichert wird.

Hat der Kunde diese Datei erhalten, kann er sie in seine eigene Datendatei mit dem Format Treuhandgesellschaft importieren. Die von der Treuhandgesellschaft geänderten Buchungen ersetzen dann die anfänglich vom Kunden erfassten Buchungen.

Datenkontrolle

In der Import- und Exportdatei Treuhandgesellschaft werden die Konten und Journale automatisch mit den Buchungen exportiert. So kann das Programm automatisch zahlreiche Integritätskontrollen für die Daten durchführen. Hat der Kunde z.B. neue Konten definiert, werden diese automatisch in der Datendatei der Treuhandgesellschaft erstellt. Die Treuhandgesellschaft wird in diesem Fall durch eine entsprechende Nachricht auf dem Bildschirm informiert.

Hat der Kunde eine Kontenbezeichnung geändert, neue Journale hinzugefügt oder falls Unregelmässigkeiten festgestellt werden, erscheint ein diesbezüglicher, detaillierter Bericht, wenn die Treuhandgesellschaft die Daten importiert. Dieser Bericht kann ausgedruckt oder als Textdatei auf der Festplatte gespeichert werden.