Esportazione e Importazione "Fiduciaria"

Nello schedario Registrazioni, i formati di importazione ed esportazione "Fiduciaria" sono utilizzati per organizzare lo scambio di dati tra una società fiduciaria e i suoi clienti. Il principio è il seguente: la società fiduciaria gestisce un file di dati diverso per ciascuno dei suoi clienti; a sua volta, ogni cliente lavora sulla propria copia del file di dati, utilizzando la versione Light, Standard o PRO di Office Maker Finance.

Nota: Micro Consulting può inviare su richiesta un elenco di società fiduciarie dotate di Office Maker Finance.

Trasferimento dati

Con il formato di esportazione Fiduciara, le registrazioni inserite dal cliente vengono esportate a intervalli regolari (ogni giorno, settimana o mese) in un file in formato testo. Le registrazioni esportate sono quelle la cui data rientra nel periodo definito dal cliente al momento dell'esportazione. Questo file viene poi inviato alla fiduciaria via Internet o su qualsiasi altro supporto dati.

La fiduciaria può quindi importare questo file nella propria copia del file di dati. Dal file delle Registrazioni, è sufficiente scegliere il comando Importa dal menu File, selezionare il formato Fiduciaria e poi selezionare il file da importare nella finestra di dialogo standard di apertura del file.

La finestra che appare permette di controllare il nome del mittente, il nome dell'esercizio, il periodo interessato, il numero di registrazioni e la data di esportazione.

Nel file di scambio può essere incluso un messaggio del cliente alla fiduciaria; in tal caso, viene visualizzato nel campo Messaggio.

Una volta verificate queste informazioni, è sufficiente fare clic sul pulsante Importa per avviare l'importazione dei dati.

Attenzione: le registrazioni provvisorie eventualmente già esistenti per il periodo in questione vengono cancellate in anticipo. Le registrazioni bloccate, invece, vengono conservate. Le registrazioni scambiate non mantengono la stessa numerazione nei due file di dati.

La fiduciaria può quindi apportare eventuali correzioni alle registrazioni inserite dal cliente e, se dispone della versione PRO di Office Maker Finance, aggiungere Centri di analisi, definire e modificare i budget, utilizzare questi dati nei fogli di calcolo o nel generatore di report e stampare tutti i documenti richiesti.

Naturalmente, la fiduciaria può riesportare le registrazioni per restituirle corrette al cliente. In questo caso, scegliere il comando Esporta dal menu File e selezionare il formato Fiduciaria. Dopo aver inserito le date di inizio e fine del periodo in questione nella finestra di dialogo che appare, non resta che assegnare un nome al file per poterlo salvare su disco.

Una volta inviato al cliente, il file può essere importato nel file di dati del cliente stesso, sempre utilizzando il formato "Fiduciaria". Le registrazioni modificate dalla fiduciaria sostituiranno quelle originariamente inserite dal cliente.

Controlli di integrità

Nello schedario di importazione-esportazione "Fiduciaria", i Conti e i Giornali vengono esportati automaticamente insieme alle Registrazioni; il programma può quindi effettuare automaticamente numerosi controlli di integrità. Se, ad esempio, il cliente ha definito nuovi conti, questi vengono creati automaticamente nel file di dati fiduciari, il che viene segnalato da un messaggio sullo schermo.

Allo stesso modo, se il cliente cambia il nome di un conto, aggiunge nuove riviste o se viene rilevata un'anomalia durante l'importazione dei dati da parte della fiduciaria, viene visualizzato un rapporto dettagliato. Questo rapporto può essere stampato o salvato su disco come file di testo.