Erfassen einer Buchung: das Menü Erfassung

Beim Erfassen einer Buchung steht Ihnen in der Menüleiste das zusätzliche Menü Erfassung zur Verfügung. Alle Befehle dieses Menüs lassen sich auch anhand des Buttons auswählen, der sich unter dem Scroll-Bereich der Buchungszeilen befindet.

Zeile einfügen/ Zeile löschen

Um neue Buchungszeilen zu erstellen, wählen Sie den Befehl Zeile einfügen im Menü Erfassung. Die neue Zeile erscheint vor der ausgewählten Buchungszeile, falls es eine gibt. Mit Control N (Windows) oder der Enter-Taste (Macintosh) wird jedoch eine neue Zeile nach den bestehenden Buchungszeilen erstellt.

Mit dem Befehl Zeile löschen lässt sich die ausgewählte Zeile entfernen.

Kontenplan anzeigen

Sie können den Befehl Kontenplan im Menü Erfassung auswählen. Nun erscheint der Kontenplan in einem besonderen Auswahlfenster (dieses Fenster kann auf Ihrem Bildschirm dauerhaft geöffnet bleiben). In diesem Fenster lassen sich die Konten nach Konto-Nr. oder Bezeichnung sortieren. Hierzu klicken Sie den entsprechenden Titel an. Das ausgewählte Sortierkriterium erscheint unterstrichen.

Zur schnellen Auswahl eines Kontos können Sie die ersten Ziffern der Konto-Nr. oder die ersten Buchstaben der Bezeichnung eingeben, je nachdem, welches Sortierkriterium Sie gewählt haben. Nachdem Sie das gewünschte Konto aktiviert haben, klicken Sie das Feld Auswählen an oder drücken die Return- oder Enter-Taste. Sie können die gewünschte Zeile auch direkt mit einem Doppelklick anklicken. Das ausgewählte Konto wird so in die Buchungszeile eingefügt, die Sie gerade erfassen.

Um schnell mehrere Buchungszeilen mit verschiedenen Konten zu erstellen, drücken Sie die Alt-Taste und machen einen Doppelklick auf die hinzuzufügenden Konten.

Kontoauszug anzeigen

Anhand des Menüs Erfassung können Sie sich auch einen Kontoauszug  in einem Fenster anzeigen lassen, dessen Grösse Sie verändern können. Dabei müssen Sie nicht mit der Erfassung der Buchung aufhören. Das Programm zeigt automatisch den Kontoauszug für die gerade erfasste Buchungszeile an.

Mehrere Fenster mit Kontoauszügen können gleichzeitig geöffnet werden, wenn Sie diesen Befehl mehr- mals verwenden. Ausserdem können Sie in der Erfassungsfenster weiterarbeiten und dabei gleichzeitig die Fenster mit den Kontoauszügen offenlassen.

Buchung Verlauf

Dieser Befehl  zeigt eine Zusammenfassung der Arbeitssitzung in einem separaten Fenster an.

Zeile ausgleichen

Der Befehl Zeile ausgleichen ist nur aktiv, wenn man eine Zeile –, und zwar eine andere als die Zeile die vom Programm berechnete Zeile für die MWSt – in einer änderbaren und unausgeglichenen Buchung auswählt. In der unten stehenden Abbildung ist die Buchung unausgeglichen, z.B. weil nach einer Korrektur der in der Spalte Haben eingegebenen Beträge :

Es genügt, das Gegenkonto (1011) zu wählen und den Befehl Zeile ausgleichen anzuwenden. Der Betrag dieser Zeile wird automatisch geändert, so dass die Buchung ausgeglichen wird :

MWSt-Abrechnung

Die vier jährlichen Buchungen, die den vier Quartals-MWSt-Abrechnungen entsprechen, führen zur Verringerung der rückzufordernden MWSt-Provision (unsere Konten 1170 und 1171 in einem Standard- Kontenplan). Wenn diese Buchungen beim Ausdruck der MWSt-Abrechnung berücksichtigt werden, erzeugt dies ein Rechenfehler des rückzufordernden MWSt-Betrags, denn das Programm berechnet lediglich die Änderung des Saldos dieser Konten für die Abrechnungsperiode.

Somit ist es notwendig die Buchungen, die den MWSt-Abrechnungen entsprechen, zu markieren. Wählen Sie dazu die Option MWSt-Abrechnung im Menü Erfassung. Die so markierten Buchungen werden dann in der MWSt-Abrechnung nicht berücksichtigt. Wenn Sie diese Option wählen, erinnert Sie eine eingeblendete Warnmeldung daran.

Einzig die vier jährlichen Buchungen, die den MWSt-Abrechnungen entsprechen, müssen mit MWSt-Abrechnung markiert werden. Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, und die Buchung ist keine Minderung der MWSt-Provision, wählen Sie sie ein neues Mal aus, damit sie im Menü Erfassung nicht mehr angekreuzt erscheint.

Beim Druck der MWSt-Abrechnung, wenn keine einzige mit MWSt-Abrechnung markierte Buchung für die Periode gefunden wurde, zeigt das Programm folgende Warnung an :

Lors de l’impression du décompte TVA, si aucune écriture marquée Décompte TVA n’est trouvée sur la période, le programme affiche l’alerte suivante :

Achtung: Die Buchung der vorhergehenden Mehrwertsteuer-Abrechnung ist für die Periode nicht gefunden worden. Achten Sie darauf, die Buchungen zu markieren, die den vier jährlichen Abrechnungen entsprechen, anhand der Option "MWSt-Abrechnung" im Menü Erfassung. Die rückzufordernden MWSt-Beträge könnten andernfalls falsch sein.