Textverarbeitung, wie fügt man Daten aus der Datenbank ein?

So fügen Sie in die Textverarbeitung Daten ein, die aus der Datendatei stammen:

1. Platzieren Sie den Cursor im Textverarbeitungsbereich an der gewünschten Stelle des Feldes und wählen Sie in der Seitenleiste die Option Daten Einfügen.
   In den Musterbriefen von Business, wählen Sie die Basisdatei, damit Sie die entsprechenden Rubriken auswählen können.
2. Auf der Registerkarte Daten listet ein Bereich die Felder der aktuellen Datei auf. Wählen Sie ggf. eine andere Datei aus dem Popup-Menü über dem Feld. Ein Suchfeld steht Ihnen zur Verfügung, um ein Feld schnell zu finden.
   Mit dem Wert "Spezial" können Sie besondere Funktionen auswählen, z. B. Daten, die sich aus einer Berechnung ergeben.
3. Doppelklicken Sie auf die Rubrik, die Sie einfügen möchten. In der Textverarbeitung wird ein F-Symbol angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das F-Symbol fahren, zeigt eine Sprechblase den Namen der betreffenden Rubrik an, der der Dateiname in eckigen Klammern vorangestellt ist.

Hinweise

Wenn die Rubrik vom Typ Numerisch, Datum, Boolean ist, können Sie ihren Inhalt formatieren: Wählen Sie den Feldcode (Symbol F) und klicken Sie dann in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Formatierung. Über der Textverarbeitung erscheint ein Bereich mit den für den Feldtyp spezifischen Formatierungsoptionen.

Um das Endergebnis zu sehen, klicken Sie in der Seitenleiste (Option Daten einfügen) auf die Schaltfläche Anzeigen. Das Symbol F wird durch den Wert eines Datensatzes in der aktuellen Auswahl ersetzt. Verwenden Sie ggf. die Schaltflächen < und > in der Seitenleiste, um den Datensatz zu wechseln.

Wenn Sie eine Berechnung für ein eingefügtes Feld durchführen möchten, wählen Sie es in der Textverarbeitung aus (Symbol F) und klicken Sie dann in der Seitenleiste (Option Daten einfügen) auf die Schaltfläche Bearbeiten. Der Formeleditor wird angezeigt und enthält den Namen der eingefügten Lohnart. Sie können die Formel bearbeiten. Beispiele:

Wenn Sie einen Glossareintrag einfügen möchten, wählen Sie in der Seitenleiste, Option Daten einfügen, den Reiter Glossar und doppelklicken Sie auf den gewünschten Glossareintrag. Der Glossartext wird in den Textverarbeitungsbereich eingefügt.

Wenn Sie das Enddokument erzeugen, führt das Programm den festen Text, der im Textverarbeitungsbereich definiert ist, mit den Daten aus der Datenbank zusammen. Das Programm berücksichtigt die aktuelle Auswahl an Datensätzen: Nur die Felder dieser Datensätze werden im endgültigen Dokument zusammengeführt. Auf diese Weise können Sie ein Standarddruckformat vorbereiten und unterschiedliche Dokumente erhalten, indem Sie bei jeder Generation eine benutzerdefinierte Auswahl treffen.