Belege umwandeln
Der Befehl Umwandeln erscheint nur im Menü Aktion, wenn es sich bei der aktuellen Datei um die Dateien Ereignisse, Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen handelt. Der Zweck dieser Funktion ist das Erstellen einer oder mehrerer neuer Karten in einer bestimmten Datei, aus schon bestehenden Karten einer anderen Datei.
Hinweis : Die Umwandlung von Ereignissen in Rechnungen ist nur möglich, wenn das Mandate-Modul installiert ist.
So können Sie beispielsweise mehrere Offerten in Auftragsbestätigungen oder Rechnungen umwandeln, oder mehrere Lieferscheine in Rechnungen, oder Rechnungen in Gutschriften, usw.
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Dieser Befehl ist deshalb interessant, weil er die Bearbeitung der Belege mehrerer Debitoren nacheinander ermöglicht. Im nebenstehenden Beispiel wird der Befehl Umwandeln aus der Datei der Auftragsbestätigungen aufgerufen. Wurden Auftragsbestätigungen von mehreren Kunden ausgewählt, werden diese natürlich einzeln In bestimmten Fällen werden Zusammenfassungsmöglichkeiten vorgeschlagen. Gibt es mehrere Auftragsbestätigungen für den gleichen Kunden, ermöglicht die Option Nach Kunden zusam- menfassen die Auswahl zwischen einem «Beleg für Beleg»- Umwandeln (Erstellung eines Lieferscheins oder einer Rechnung für jede Auftragsbestätigung), und einer Zusammenfassung der Zeilen aller Auftragsbestätigungen in einem einzigen Beleg (Lieferschein oder Rechnung).
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Auftragsbestätigungen können auch Lieferantenbestellungen generieren. Die Bestellmenge ist entweder abhängig von der offenen Menge oder wird manuell definiert. Die Wahl des Lieferanten erfolgt nach verschiedenen vorgeschlagenen Kriterien (z.B. nach den Präferenzen der Artikelaufnahmen, der kürzesten Lieferfrist usw.). Das Programm erstellt eine Bestellung pro Bestätigung und pro Lieferant. Wenn das Kontrollkästchen Nach Kreditor zusammenfassen aktiviert ist, wird nur eine gruppierte Bestellung pro Lieferant generiert.
Umwandeln von Ereignissen in Rechnungen
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Die von Ihnen ausgewählten Ereignisse lassen sich in Rechnungen umwandeln. Einzig die Ereignisse, in denen Sie den Leistungscode eingegeben haben und bei denen das Feld Fakturierung angekreuzt ist, können in Rechnung gestellt werden; Ereignisse, die diese beiden Bedingungen nicht erfüllen, werden ausgelassen. Im Umwandeldialog werden mehrere Optionen vorgeschlagen : |
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Rechnung pro Mandat
Wenn für einen bestimmten Kunden die Auswahl von Ereignissen, die Sie umwandeln, mehrere Mandate betrifft, erhalten Sie beim Ankreuzen dieser Option eine Rechnung pro Mandat. Wenn diese Option nicht angekreuzt ist, werden alle Ereignisse auf der Rechnung dieses Debitors zusammengefasst, auch wenn diese verschiedene Mandate betreffen (sofern die zweite Option, Rechnung pro Ereignis auch nicht angekreuzt ist). Ereignisse, die nicht in diese Auswahl gehören, werden nicht in Rechnung gestellt.
Rechnung pro Ereignis
Diese Option kann gewählt werden, falls die Erste nicht angekreuzt ist. Sie erhalten dann für jedes der ausgewählten Ereignisse eine separate Rechnung.
Nach Dienstleistung zusammenfassen
Betrifft die Rechnung mehrere, mit einer gleichen Leistung verbundene Ereignisse, ermöglicht Ihnen diese Option, die Ereignisse in einer Rechnungszeile zusammenzufassen.
Bezeichnung mit Datum versehen
Kreuzen Sie diese Option an, wird das Datum des Ereignisses automatisch am Anfang der Bezeichnung der Rechnungszeile eingefügt.
Rechnungsadresse benutzen
Ist diese Option angekreuzt, wird die Rechnungsadresse angewendet, sofern diese in der Hauptkarte als Zweitadressse definiert wurde; falls nicht, wird die Hauptadresse angewendet.
Datum der generierten Rechnungen
Hier können Sie das Datum eingeben der Rechnungen, die erzeugt werden. Das Tagesdatum wird als Standardwert vorgeschlagen.
Hinweise :
- Die Optionen Nach Leistung zusammenfassen und Bezeichnung mit Datum versehen schliessen einander aus; Sie können also nicht beide miteinander ankreuzen.
- Ereignisse, die in Rechnung gestellt wurden, können nicht mehr abgeändert werden. Erzeugte Rechnungen können jedoch abgeändert oder vervollständigt werden.
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