Les adresses secondaires - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

Une fiche Adresse est susceptible d'être liée à d'autres fiches Adresses qui peuvent être de différents types : Adresse de livraison, Adresse de facturation, personne de contact, filiale, etc.

Le lien entre une fiche Adresse et les adresses secondaire est géré à l'onglet Adresse de la fiche Adresse. Une zone de défilement contient 1 ligne pour chaque adresse secondaire liée.

Au-dessus de cette zone, différents boutons permettent de :

	Ajouter une nouvelle adresse secondaire
	Modifier l'adresse secondaire sélectionnée
	Supprimer l'adresse secondaire sélectionnée
	Imprimer une étiquette postale pour l'adresse secondaire sélectionnée
	Créer un nouveau message dans votre logiciel de messagerie en remplissant l'adresse du destinataire
	Afficher dans une nouvelle fenêtre l'adresse secondaire sélectionnée

Rubriques des adresses secondaires

La plupart des rubriques des adresses secondaires sont identiques à celles de la fiche adresse principale. Certaines particularités sont décrites ci-dessous :

Rubrique	Remarque
Type d'adresse	Choisissez le type désiré dans ce menu local. Les types Adresse de livraison, Adresse de facturation, Adresse de rappels et relevés, Adresse d’offres et Adresse de commandes sont utilisés par le programme pour l’édition des documents correspondants. Pour créer de nouveaux types d’adresses secondaires, affichez les Options du fichier Adresses, depuis le menu Action.
Code	Il n’est pas nécessaire d’attribuer un code à une adresse secondaire. Il est cependant parfaitement possible de se référer à une fiche adresse existante, en tapant son Code ; ceci rend les autres rubriques de l’adresse secondaire non saisissables (à l’exception de la rubrique Notes) : en effet, les données sont alors celles de la fiche en question.
Prioritaire	S’il existe plusieurs adresses secondaires du même Type, il est possible d’en désigner une et une seule comme Prioritaire ; il suffit pour cela de cocher cette case. Ainsi, si vous avez défini plusieurs adresses de livraison, par exemple, le programme utilisera par défaut celle que vous aurez fixée comme prioritaire lorsque vous créez un Bulletin de livraison.
Coordonnées communes	Cette case à cocher permet d’aligner automatiquement les coordonnées postales des fiches «filles» sur celles des fiches «mères».
Numéro	Chaque nouvelle adresse secondaire est numérotée séquentiellement par le programme. Ce numéro ne peut pas être modifié.
Notes	Voir la rubrique Code.

Fiches mères, fiches filles

Il est possible de lier certaines fiches adresses entre elles de façon à ce qu’elles conservent des données identiques dans les rubriques relatives à l’adressage. Vous pouvez donc avoir une fiche Adresse au nom d’une société par exemple, et autant de fiches Adresses que vous connaissez de contacts au sein de cette société. Le lien entre ces fiches est concrétisé par la rubrique Fiche mère qui apparaît dans la première page de la fiche Adresse au dessous de la rubrique Photographie.

Vous pouvez ainsi rattacher plusieurs fiches «filles» à une fiche «mère». Si cette société vient à changer d’adresse, il suffira de corriger la fiche mère pour que cette modification soit automatiquement reportée dans les fiches filles. Les rubriques concernées par ce lien sont les suivantes : Société, Société suite, Rue, CP , Ville, Canton, Pays.

Définir le lien depuis la fiche mère

Ce lien peut être rendu effectif depuis la fiche mère. Dans cette fiche, vous pouvez conserver plusieurs Adresses secondaires, de différents Types. Chacune d’elles peut être définie comme étant une fiche fille, pour autant qu’elle ait un Code, c’est-à-dire qu’elle soit elle-même enregistrée en tant que fiche individuelle dans le fichier Adresses.

Il suffit pour cela de cocher la case Coordonnées communes. Les coordonnées de la fiche mère sont alors copiées dans l’adresse secondaire et dans la fiche Adresse qui lui correspond. De plus, le Code de l’Adresse mère est copié dans la rubrique Fiche mère de la fiche fille, ce qui rend les coordonnées de cette dernière non modifiables.

Définir le lien depuis une ou plusieurs fiche(s) fille(s)

Après avoir activé la ou les fiche(s) fille(s) à relier à une fiche mère, choisissez la commande Appliquer, puis le But Fiche mère. Saisissez le Code de la fiche mère à relier. Office Maker Business se chargera de faire figurer les adresses sélectionnées en tant qu’adresses secondaires dans la fiche mère. Un menu local vous permet de préciser le Type d’adresse qui sera affecté à ces adresses secondaires.

Cochez l’option Coordonnées communes pour que les rubriques relatives à l’adressage soient recopiées dans les fiches filles et qu’elles ne puissent être modifiées que depuis la fiche mère.

Remarque : La commande Appliquer permet aussi de Supprimer le lien entre fiches mères et filles.

Exploiter les liens entre les fiches Adresses

La commande Fiches liées du menu Action permet d’exploiter les liens que vous créez entre les fiches Adresses.