Les compensations dans Business

Certains de vos clients ont à la fois des factures ouvertes et des notes de crédit, ou vous êtes en contact avec des sociétés qui sont à la fois des clients et des fournisseurs ? La commande Compensations pourrait vous intéresser.

Cette commande n’apparaît dans le menu Action que lorsque le fichier courant est celui des Adresses. Le dialogue qui vous est présenté propose quatre possibilités. Si plusieurs d’entre elles sont cochées, le traitement sera effectué dans l’ordre où elles se présentent, et cela pour chacune des adresses sélectionnées.

Payer les factures par les notes de crédit

Cette opération consiste à solder les factures débiteurs avec les notes de crédit débiteurs présentant un solde disponible. Les pièces sont traitées par ordre chronologique, en commençant par les plus anciennes.
A la fin du traitement, il pourra rester soit une ou plusieurs facture(s), soit une ou plusieurs note(s) de crédit, présentant encore un solde positif. Les fiches Paiements générées seront de Type NC.

Le même traitement est ensuite effectué avec les pièces créanciers.

Utiliser les avances

Cette opération consiste à solder les factures débiteurs avec les montants versés au titre d’avance par les débiteurs. Les factures sont traitées par ordre chronologique, en commençant par les plus anciennes. A la fin du traitement, il pourra rester une ou plusieurs facture(s) présentant encore un solde positif, ou un montant d’avance résiduel. Les fiches Paiements générées seront de Type AN.

Le même traitement est ensuite effectué avec les pièces créanciers. Les fiches Paiements générées seront de Type AN.

Effectuer les compensations croisées

Cette opération consiste à comparer les factures débiteurs et créanciers présentant un solde positif, et à compenser les premières par les secondes, jusqu’à solder entièrement soit les factures débiteurs, soit les factures créanciers (en fonction des montants ouverts). Les pièces sont traitées par ordre chronologique, en commençant par les plus anciennes.

Lorsqu’une compensation est possible, Office Maker Business génère une fiche Paiement débiteur pour solder tout ou partie de la facture débiteur. Dans cette fiche Paiement, le Numéro de la facture débiteur est enregistré dans la rubrique No Facture, tandis que le No série de la facture créancier qui a servi à compenser est conservé dans la rubrique No Pièce, pour mémoire. De plus, la rubrique Remarques contiendra l’indication suivante : «Compensation de la facture débiteur no XXXX par la facture créancier No de série XXXX».

Simultanément, le programme génère aussi une fiche Paiement créancier (d’un montant forcément identique) pour solder tout ou partie de la facture créancier utilisée pour la compensation. Dans cette fiche Paiement, le Numéro de la facture créancier est enregistré dans la rubrique No Facture, tandis que le Numéro de la facture débiteur est conservé dans la rubrique No Pièce, pour mémoire.

Le programme effectue ensuite le même traitement pour compenser les notes de crédit débiteurs avec les notes de crédit créanciers.

Toutes les fiches Paiements générées par ces opérations sont identifiables par le Type CO.

Suppression d’un paiement de Type CO

La suppression d’un paiement débiteur (ou créancier) de Type CO (compensation) entraîne la suppression du paiement créancier (ou débiteur) correspondant et le recalcul des soldes des pièces concernées.

ISO

Les paiements de Type CO (compensation) sont bien entendu ignorés lorsque vous procédez à l’export ISO.

Compensations croisées des avances

Avec cette dernière possibilité, le programme compare le total des montants qui vous ont été versés au titre d’avance et le total des montants que vous avez vous-même avancés pour une même fiche Adresse. Le programme soldera alors l’un des deux compteurs en générant une fiche Paiement débiteur de Type AN, et simultanément une fiche Paiement créancier de Type RA, d’un Montant identique. Le montant en question est celui qui aura permis de mettre à zéro le compteur des avances débiteurs ou créanciers.

La rubrique No pièce de ces fiches Paiements contiendra l’indication «CO». Le Code TVA attribué par défaut aux fiches générées sera celui qui est mentionné dans les Options des fichiers Paiements débiteurs et créanciers, respectivement.

Comptabilisation

Dans les Options de la Préparation comptable, vous pouvez indiquer un numéro de compte dans la zone Compte de passage. Ce numéro sera reporté dans la rubrique No Compte des fiches Paiements de Type CO (compensation) et dans celles générées par la compensation croisée des avances.