Ausgleiche in Business

Haben einige Ihrer Kunden sowohl offene Rechnungen als auch Gutschriften, oder arbeiten Sie mit Unternehmen zusammen, die sowohl Kunden als auch Lieferanten sind? Dann könnte der Befehl Ausgleiche für Sie relevant sein.

Dieser Befehl erscheint nur im Menü Aktion, wenn die gerade verwendete Datei die Adressdatei ist. Der angezeigte Dialog schlägt vier Möglichkeiten vor. Werden mehrere davon angekreuzt, erfolgt die Verarbeitung in der Reihenfolge ihres Erscheinens, und zwar für jede der ausgewählten Adressen.

Rechnungen mit den Gutschriften begleichen

Diese Prozedur besteht im Saldieren der Debitorenrechnungen mit Debitorengutschriften, die einen verfügbaren Saldo aufweisen. Die Belege werden in chronologischer Reihenfolge bearbeitet, angefangen mit den ältesten Belegen. Es können am Ende der Verarbeitung entweder eine oder mehrere Rechnungen übrigbleiben oder eine oder mehrere Gutschriften mit einem noch positiven Saldo. Die erstellten Zahlungskarten sind vom Typ GU.

Danach erfolgt die gleiche Prozedur mit den Belegen für die Kreditoren.

Vorauszahlungen benutzen

Diese Prozedur besteht im Saldieren der Debitorenrechnungen mit den von den Debitoren im Voraus bezahlten Beträgen. Die Rechnungen werden in chronologischer Reihenfolge bearbeitet, angefangen mit den ältesten Rechnungen. Es können am Ende der Verarbeitung eine oder mehrere Rechnungen übrigbleiben, die noch einen positiven Saldo aufweisen oder eine Restvorauszahlung. Die erzeugten Zahlungskarten sind vom Typ RV.

Danach erfolgt die gleiche Prozedur mit den Belegen für die Kreditoren. Die erzeugten Zahlungskarten sind vom Typ RV.

Gekreuzte Ausgleiche vornehmen

Diese Prozedur vergleicht die Debitoren- und Kreditorenrechnungen, die einen positiven Saldo aufweisen, und gleicht die Debitoren durch die Kreditoren so aus, bis entweder die Debitorenrechnungen oder die Kreditorenrechnungen vollständig saldiert sind (gemäss den offenstehenden Beträgen). Die Belege werden in chronologischer Reihenfolge bearbeitet, angefangen mit den ältesten Belegen.

Ist ein Ausgleich möglich, erzeugt Office Maker Business eine Debitoren-Zahlungskarte, um den ganzen Betrag oder nur ein Teil der Debitorenrechnung zu saldieren. In dieser Zahlungskarte ist die Nummer der Debitorenrechnung unter der Rubrik Rechnung-Nr. gespeichert, während die Rubrik Serien-Nr. der Kreditorenrechnung, mit der der Ausgleich unternommen wurde, zur Erinnerung in der Rubrik Beleg-Nr. gespeichert wird. Die Rubrik Bemerkungen wird ausserdem folgenden Hinweis beinhalten: «Ausgleich Debitorenrechnung Nr. XXXX durch Kreditorenrechnung Serien Nr. XXXX».

Gleichzeitig erzeugt das Programm auch eine Kreditoren-Zahlungskarte (natürlich mit identischem Betrag) damit der ganze Betrag oder nur ein Teil davon von der Kreditorenrechnung saldiert wird, die für den Ausgleich verwendet wurde. In dieser Zahlungskarte ist die Nummer der Kreditorenrechnung unter der Rubrik Rechnung-Nr. gespeichert, währenddem die Nummer der Debitorenrechnung zur Erinnerung in der Rubrik Beleg-Nr. aufbewahrt wird. Danach unternimmt das Programm die gleiche Verarbeitung wie beim Ausgleich der Debitorengutschriften mit den Kreditorengutschriften.

Alle durch diese Vorgänge erzeugten Zahlungskarten sind durch den Typ AU erkennbar.

Löschen einer Zahlung vom Typ AU

Das Löschen einer Debitoren (od. Kreditoren)-Zahlung vom Typ AU (Ausgleich) bewirkt das Löschen der entsprechenden Kreditoren (od. Debitoren)-Zahlung) und die Neuberechnung der Salden der betroffenen Belege.

ISO

Zahlungen vom Typ AU (Ausgleich) werden beim ISO-Export selbstverständlich ignoriert.

Gekreuzte Ausgleiche der Vorauszahlungen

Mit dieser letzten Möglichkeit vergleicht das Programm das Total aller Beträge, die Ihnen als Vorauszahlung gemacht wurden sowie das Total der Beträge, die Sie selbst für eine gleiche Adresskarte vorausbezahlt haben. Das Programm saldiert dann einen der beiden Zähler und erzeugt eine Debitoren-Zahlungskarte vom Typ RV und gleichzeitig eine Kreditoren-Zahlungskarte vom Typ RV, der einen identischen Betrag aufweist. Es handelt sich dabei um denjenigen Betrag, der dem Zähler erlaubte, die Debitoren- oder Kreditorenvorauszahlungen auf Null zu stellen.

Die Rubrik Beleg-Nr. dieser Zahlungskarten wird den Hinweis «AU» beinhalten. Der MWSt-Code, der standardmässig den generierten Karten zugeordnet ist, wird demjenigen entsprechen, der in den Optionen der Dateien Debitoren-, respektiv Kreditorenzahlungen vermerkt ist.

Verbuchung

In den Optionen der Buchhaltungsvorbereitung können Sie im Bereich Transfer-Konto eine Kontonummer angeben. Diese Nummer wird dann in die Rubrik Konto-Nr. der Zahlungskarten vom Typ AU (Ausgleich) übertragen und in diejenigen, die durch den gekreuzten Ausgleich der Vorauszahlungen erzeugt wurden.