Encaissement pendant la gestion du prêt

Pendant la gestion des prêts, vous pouvez être amené à procéder à l'encaissement d'amendes pour prêts en retard, de la cotisation d'un lecteur ou pour tout autre motif (document endommagé ou perdu par exemple). Vous pouvez enregistrer dans le logiciel l'encaissement de ces sommes.

Encaissement d'une amende

Si le logiciel a été configuré pour calculer des montants d'amende en cas de document rendu en retard ou des frais de rappels, un montant s'affiche automatiquement en-dessous du tableau de la zone des prêts.

Si vous enregistrez le retour de documents en retard, au moment de la validation des prêts du lecteur, le programme affiche d'office un dialogue avec le montant à payer par le lecteur.

Si le lecteur règle le montant réclamé, le montant encaissé sera équivalent au montant dû. Vous pouvez renseigner le cas échéant les rubriques Mode de paiement et Libellé.

Si par contre le lecteur n'est pas en mesure de payer le montant réclamé, vous avez le choix entre encaisser une fraction du montant dû (le reste sera escompté) ou ne rien encaisser du tout (le Montant encaissé sera de 0). Dans ce dernier cas de figure, l'encaissement pourra être repoussé à la prochaine visite du lecteur ou complètement annulé si vous cochez la case Escompter le reste.

Si le montant encaissé est de 0 et que la case Escompter le reste n'est pas cochée, une alerte s'affichera dans la zone des message la prochaine fois que vous identifierez le lecteur afin de vous rappeler le montant dû par le lecteur.

En cas de paiement par le lecteur, vous pouvez imprimer une quittance. Validez le paiement avec le bouton OK.

Encaissement pour d'autres motifs

Vous pouvez enregistrer un encaissement depuis la gestion des prêts en cliquant sur le bouton Paiement. Une boîte de dialogue s'affiche contenant un choix des motifs de paiement :

Après avoir sélectionné le motif, validez avec le bouton OK. Une deuxième boîte de dialogue s'affiche :

Renseignez les différentes rubriques. Si vous encaissez le montant dû, saisissez-le dans la rubrique Montant encaissé. Si vous n'encaissez qu'une partie du montant dû, saisissez la somme dans le Montant encaissé. La programme coche automatiquement la case Escompter le reste, signifiant que vous ne pourrez pas réclamer ultérieurement le reliquat du montant dû.

Le cas échéant, renseignez les rubriques Motif, Libellé, Mode de paiement, No de pièce et Code caisse avant de valider.