Catalogage de document, saisie des Données locales

La grille de catalogage des documents se compose de plusieurs pages. Une des pages contient les rubriques des Données locales, à savoir les informations propres à votre bibliothèque.

Rubrique Numéro

Contient le numéro de la fiche. Ce numéro doit être unique. Il est en général attribué automatiquement par le système. Vous pouvez définir dans les Options du fichier des Documents le prochain numéro désiré pour chaque type de document.

Rubrique Statut

Contient un code de 1 à 5 caractères. Ce code sert à "marquer" la fiche du document afin de le retrouver facilement. Il vous appartient d'inventer les codes et leur signification.

Pour obtenir la liste des codes attribués, cliquez sur le libellé de la rubrique.

Exemples : le code END pourrait indiquer un document endommagé, le code CB pourrait signifier que l'étiquette code barres reste à imprimer pour ce document, etc.

Rubrique Signature

Contient le nom de la personne saisissant la fiche.

Rubrique Acquis le

Contient la date d'acquisition du document. Utile pour retrouver les documents acquis pendant une certaine période et pour imprimer une liste de nouvelles acquisitions.

Par défaut, la rubrique est renseignée automatiquement avec la date de la saisie de la notice. Si vous procédez à du catalogage rétrospectif, effacez simplement cette date ou saisissez une date plus ancienne.

Rubrique Catégorie

Contient la catégorie du document. Il vous appartient d'inventer les catégories qui font sens pour vous.

Exemples : Documentaire, Roman, Roman policier, Théâtre, Rapport interne…

Remarque : nous vous déconseillons d'y saisir un mot-clé pour indiquer la thématique générale du document. Utilisez de préférence la rubrique Matières ou Mots-clés pour cela.

Rubrique Lieu

Contient la localisation du document, généralement le local. Si tous les documents se trouvent dans les mêmes locaux, vous pouvez laisser cette rubrique vide.

Exemples : Archives, Bibliothèque, Annexe Genève, Bureau 123, Section Adultes…

Rubrique Indice

Indice de votre classification (= rayon) où le document est rangé. Cet indice peut être un code alphabétique, numérique ou alphanumérique. Ainsi, si vous utilisez la classification CDU ou Dewey, il s'agit du chiffre indiquant la thématique générale du document.

Vous pouvez vous contenter de ne saisir que le début de l'indice et le programme affiche une sélection de tous les indices commençant par les caractères saisis. Ainsi, si vous saisissez par exemple 12, le programme affichera les indices 12, 121, 122, 122.3 etc. Vous pouvez également saisir un mot de la définition de l'indice précédé du signe / (par exemple /suisse) et le programme affichera tous les indices contenant ce terme.

L'indice choisi est reporté dans la rubrique Cote.

En général, les oeuvres littéraires contiennent une cote constituée par les premières lettres du nom de famille de l'auteur. Dans ce cas, vous pouvez laisser vide la rubrique Indice.

Rubrique Cote

Contient "l'adresse" (l'emplacement) du document au rayon. La cote est généralement reportée sur une étiquette collée sur la tranche du livre.

Pour un ouvrage documentaire, la cote est généralement composée d'un indice suivi des premières lettres du nom de famille de l'auteur principal. Pour une oeuvre de fiction, la cote contient souvent uniquement les premières lettres du nom de famille de l'auteur.

Suivant la classification adoptée, la cote peut contenir un numéro indiquant sa position au rayon pour un indice donné (exemple pour l'indice ABC : ABC 12 indiquerait que le document est le 12ème au rayon ABC). BiblioMaker est en mesure de proposer le prochain numéro à attribuer à un document suivant l'indice choisi. C'est dans les Options du fichier des Indices que vous activez la numérotation automatique et dans la fiche d'un Indice que vous attribuez le prochain numéro.

Rubrique Prix unitaire

Contient le prix d'un exemplaire du document.

Saisissez ce montant en utilisant toujours la même monnaie (par ex. CHF, Euro, etc.) au besoin en convertissant le montant dans la monnaie choisie. Ainsi, vous pourrez effectuer des calculs (somme, moyenne, etc.) sur ces montants.

Rubriques Observations et Remarques

Contient un commentaire sur le document.

Rubrique Confidentiel

Cochez cette case si le document ne doit pas être affiché pour certains utilisateurs (collaborateurs de la bibliothèque ou lecteurs via le catalogue en ligne). A noter que vous devez au préalable paramétrer les autorisations d'accès pour les comptes utilisateurs  dans la Maintenance.

Rubriques Libres

Ces rubriques sont à votre disposition afin d'y saisir une information propre à votre bibliothèque comme le nom de l'éventuel donateur du document, l'état du document (par exemple endommagé), etc. Quatre rubriques sont alphanumériques et deux rubriques sont booléennes (sous forme de case à cocher).

Vous avez la possibilité de nommer ces rubriques dans les Options du fichier des Documents, pour chaque type de document.