Proposition LSV (déclenchement de la procédure d'encaissement)

Le système de recouvrement direct LSV vous permet de déclencher vous-même le paiement chez vos débiteurs.

Ce système nécessite la signature d'un contrat avec votre banque ainsi qu'une autorisation de débit de vos clients. Veuillez vous adresser à votre banque pour des informations complémentaires.

Une fois en possession des données fournies par votre banque, veuillez configurer Business dans la Maintenance  et dans les fiches Adresses des clients concernés (à l'onglet Débiteurs, rubriques Banque LSV et Compte LSV).

Proposition LSV

Pour déclencher la procédure d'encaissement, appelez depuis le fichier des Factures débiteurs la commande Action>Proposition LSV. Un dialogue avec diverses options s'affiche :

Date d’échéance

Ce premier critère permet de limiter la sélection des Factures à celles qui sont échues à la date indiquée. La date du jour est proposée par défaut.

Date de traitement

Vous devez respecter le délai exigé par le centre de calcul des banques pour fixer la date de traitement. Ce délai est de trois ou quatre jours ouvrables après la date d’envoi des données.

Un message est affiché par le programme si la date demandée est incohérente ou si un traitement LSV a déjà été effectué à cette date. Vous devez dans ce cas rectifier la date saisie.

Correction manuelle des propositions

Si vous cochez cette option, les Factures à traiter vous sont d’abord présentées dans une liste de propositions. La dernière colonne de cette liste affiche le Solde à payer de chaque Facture.

Un double-clic sur l’une des lignes permet d’ouvrir les Factures en mode consultation. Les boutons de sélection manuelle peuvent être utilisés selon la méthode habituelle afin de choisir les fiches à conserver pour continuer l’opération. En cliquant sur Annuler, vous pouvez interrompre le processus d’encaissement LSV.

Si vous désirez trier la liste des propositions, utilisez la commande Trier, disponible dans le menu Action.

La commande Modifier, disponible dans le menu Action ou dans la barre de boutons, permet d’afficher l’écran de modification des Factures. Au bas de la fenêtre, vous pouvez intervenir sur le montant à encaisser, dans la rubrique Montant LSV.

La valeur proposée par défaut est bien entendu le Solde à payer de la Facture mais vous pouvez décider de n’encaisser qu’une partie de ce montant. Dans ce cas, le solde résiduel restera dû. Si vous désirez l’escompter, vous pourrez le faire ultérieurement en utilisant la méthode de saisie normale des Paiements.

Vous pouvez également saisir un commentaire à l’attention du débiteur dans la rubrique Communication. Par défaut, le programme insère dans cette rubrique le texte que vous aurez saisi dans la rubrique Communication, dans la fenêtre de configuration LSV (Par exemple : «Facture Nº 13098»). Vous pouvez le remplacer ou le compléter ; le nombre de caractères autorisé est de 105 au maximum.

Après avoir effectué les modifications désirées, le bouton Générer permet de continuer le processus.

Chercher dans sélection courante

Si cette option n’est pas cochée, le programme explore l’entier du fichier Factures et retient toutes les Factures en francs suisses, non soldées, dont la rubrique LSV est cochée, et qui sont échues à la date que vous avez indiquée.

Cependant, si vous le désirez, il est possible, avant de choisir la commande Proposition LSV, de sélectionner vous-même les Factures qui doivent faire l’objet d’un encaissement. En cochant cette option, les propositions ne concerneront alors que les fiches que vous aurez choisies, pour autant qu’elles satisfassent également les critères ci-dessus.

Générer paiements par import BVR

Habituellement, l'export d'une facture par LSV génère automatiquement la fiche de paiement correspondante et la facture est soldée. Cependant, il peut arriver que la facture ne soit pas réglée, par exemple parce que le débiteur a un solde insuffisant sur son compte. Cependant, le créancier n'est pas informé que le paiement n'a pas été validé.

Si l'on coche cette case, les paiements débiteurs seront générés lors de l'export LSV ou lors de l'import BVR ultérieur.

Transmission du fichier de données LSV

Après avoir cliqué sur OK dans le dialogue Proposition LSV, ou sur Générer si vous avez demandé la correction manuelle des propositions, Office Maker Business génère le fichier à transmettre au centre de calcul des banques et l’enregistre automatiquement à l’emplacement défini dans la rubrique Dossier destination du dialogue Configurer LSV, dans la Maintenance. Si ce chemin d’accès n’est pas précisé, un dialogue standard s’affiche pour vous permettre de préciser cet emplacement.

Ce fichier porte le nom «DTALSVCHF.ext» ou «DTALSVEUR.ext». L’extension .ext est formée des trois premiers caractères de votre code d’identification LSV. Ce nom ne doit pas être modifié.

Il ne vous reste plus qu’à envoyer ce fichier à votre banque via le tele-banking.

Attention: Vous devez conserver une copie du fichier que vous transmettez au centre de calcul car ce dernier pourrait vous le redemander en cas de besoin.

Types de paiements

Lorsque la procédure de traitement LSV est exécutée, les fiches Paiements correspondant aux notes de recouvrement émises sont automatiquement créées par Office Maker Business. Ces paiements sont du Type Paiement simple (RS).

Dans les paiements ainsi générés, le programme insère dans la rubrique No pièce le libellé «LSV» suivi d’un espace et de la date de traitement sous la forme aammjj (par exemple : «LSV 990105»).

Traitement des erreurs et des impayés

Si le centre de calcul des banques vous retourne une liste d’erreurs, ou si certaines notes de recouvrement n’ont pas pu être exécutées (en cas de couverture insuffisante, par exemple), ou si une contestation a été élevée par le débiteur, il suffit de supprimer les fiches Paiements concernées. Le Solde à payer des Factures correspondantes sera alors rajusté en conséquence.

Si vous avez déjà procédé à l’export comptable, les fiches des Factures et Paiements concernés ne sont plus modifiables. Pour effectuer une correction sur ces pièces, vous devrez d’abord utiliser la commande Appliquer, dans le menu Action, pour les marquer comme non exportées. Vous devrez également corriger les données dans votre logiciel de comptabilité. Dans la pratique, il sera donc beaucoup plus simple de vous assurer que vos notes de recouvrement aient été bien traitées avant de procéder à l’export comptable.