Comment s'assurer de la cohérence des données ?

Office Maker et BiblioMaker s'appuient sur une base de données relationnelle dans laquelle des données réparties entre plusieurs fichiers sont liées entre elles. Ainsi, dans Office Maker Business, les factures débiteurs sont liées à des fiches Adresses, éventuellement à des notes de crédit, des fiches de paiement, etc.

Un système informatique n'est jamais à l'abri d'une panne matérielle (disque dur défectueux, coupure de courant au moment de l'enregistrement d'une information…) ou logicielle. C'est pourquoi il peut arriver qu'une base de données soit endommagée et les données perdent leur cohérence.

Les logiciels Office Maker et BiblioMaker disposent d'une fonction qui vérifie la cohérence de vos données et vous signalent toute erreur rencontrée. Il est recommandé d'effectuer cette vérification une à deux fois par année ou en cas de comportement bizarre du logiciel.

Vous appelez le Test de cohérence depuis la Maintenance (accessible via le menu Fichier>Maintenance) en appelant la commande Opérations>Test de cohérence.

Le dialogue affiche des cases à cocher propres à chaque programme et vous pouvez ainsi tester la cohérence de certains fichiers uniquement. Après avoir sélectionné les cases, validez le dialogue et un rapport est affiché au terme du test. Certaines incohérences éventuelles pourront être corrigées par l'opération de Régénération alors que d'autres devront faire l'objet d'une correction manuelle.

Attention, le test de cohérence ne peut être effectué que si une seule personne est connectée à la base de données. Par ailleurs, le test peut prendre entre quelques secondes et plusieurs minutes suivant la taille du fichier de données. Il est donc préférable d'effectuer ce test en dehors des heures habituelles d'utilisation du logiciel.