Comment passer d'un exercice comptable à un autre ?

A partir de la version 8 d'Office Maker Finance, les différents exercices comptables pour une même société peuvent être enregistrés dans un fichier de données unique. Mais des utilisateurs ayant travaillé avec les versions précédentes du logiciel n'ont pas forcément fusionné ces différents exercices, ce qui signifie que deux situations peuvent coexister :

• Les différents exercices sont enregistrés dans un fichier de données unique
• Les différents exercices sont enregistrés dans des fichiers de données distincts.

Certains utilisateurs du logiciel peuvent combiner les deux situations, si par exemple ils gèrent plusieurs sociétés. Ainsi, les différents exercices de chaque société peuvent être enregistrés dans un fichier de données unique, mais les utilisateurs gèrent plusieurs fichiers de données correspondant aux différentes sociétés.

Il peut arriver que pendant une phase de transition entre deux exercices comptables (en général en fin ou en début d'année), vous ayez besoin d'une information se trouvant dans un autre exercice comptable que celui qui est affiché à l'écran.

Le changement d'exercice ne se fait pas de la même manière suivant la situation décrite plus haut.

Si les exercices sont enregistrés dans un fichier de données unique

Dans ce scénario, le changement d'exercice s'effectue très simplement : en bas à droite de la fenêtre principale, un menu local affiche les différents exercices disponibles. Sélectionnez simplement l'exercice désiré et les données qui s'affichent dans la fenêtre principale se mettent à jour pour refléter l'exercice choisi.

Si les exercices sont enregistrés dans des fichiers de données séparés

Si vous travaillez avec une version monoposte du logiciel, appelez la commande Fichier>Ouvrir fichier de données. Une fenêtre s'affiche, dans laquelle vous pouvez sélectionner l'exercice désiré. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir.

Si l'exercice désiré ne s'affiche pas dans le dialogue, cliquez sur le bouton + pour l'ajouter ou sur le bouton Autre fichier. Une fenêtre de sélection de fichier sur le disque s'affiche, vous permettant de naviguer dans la hiérarchie des dossiers de votre disque.

Si vous travaillez avec une version multipostes (ou cloud) du logiciel, appelez la commande Fichier>Changer d'exercice. A l’appel de cette commande, le logiciel affiche un liste des différents exercices que vous pouvez ouvrir.

Attention : Cette commande ne peut être effectuée que si vous êtes le seul utilisateur à être connecté au serveur.