Comment fusionner des exercices comptables dans un seul fichier de données

A partir de la version 8, Office Maker Finance est "multi-exercices", c'est-à-dire que le programme peut gérer plusieurs exercices comptables dans le même fichier de données. Jusqu'alors, chaque exercice comptable faisait l'objet d'un fichier de données distinct.

La gestion multi-exercices facilite grandement le changement d'exercice, surtout en mode client-serveur. C'est pourquoi il peut être pertinent de fusionner les exercices passés avec l'exercice courant afin de bénéficier de cet avantage. Voici comment procéder :

1. Quittez OM Finance. Dans le Finder (macOS) ou l'explorateur Windows, sélectionnez le dossier contenant le fichier de données de l'exercice le plus récent et dupliquez-le. Renommez le dossier nouvellement créé ainsi que le fichier de données à l'intérieur en supprimant la mention de l'année.
   Exemple avec un dossier nommé OMF_Edelweiss_2025 contenant la base de données constituée de trois fichiers OMF_Edelweiss_2025.4DD, OMF_Edelweiss_2025.Indx et OMF_Edelweiss_2025.Match :
   Renommez la copie de ce dossier en OMF_Edelweiss et les trois fichiers OMF_Edelweiss.4DD, OMF_Edelweiss.Indx et OMF_Edelweiss.Match.
2. Démarrez OM Finance et ouvrez les fichiers des exercices précédents. Pour chaque exercice, ouvrez le gestionnaire d'exercices  (via le menu Fichier>Gestionnaire d'exercices), et créez une archive de l'exercice à l'aide du bouton d'export.
   Attention, seul un exercice verrouillé peut être archivé. Vous devrez donc le cas échéant verrouiller  un exercice au préalable.
3. Ouvrez le fichier de données créé à l'étape 1 et destiné à contenir les exercices fusionnés. Dans le gestionnaire d'exercices (ouvert via la commande Fichier>Gestionnaire d'exercices), importez dans l'ordre chronologique inverse l'archive de chaque exercice précédent créée à l'étape 2. Le numéro de chaque exercice s'affiche dans la liste du gestionnaire d'exercices.

Remarques

• Il n'est pas obligatoire de fusionner les exercices existants. Le programme peut continuer à fonctionner avec des exercices enregistrés dans des fichiers de données distincts.
• Seuls les exercices de la même société, utilisant la même monnaie de base et contenant la même licence d'exploitation peuvent être fusionné.
• L'import des archives des exercices précédents doit se faire dans l'ordre chronologique inverse (par exemple d'abord l'exercice 2024, puis l'exercice 2023, etc.). En outre, il est indispensable que la date de fin de l'exercice précédent soit la veille de la date de début de l'exercice suivant : par exemple, pour un exercice débutant au 1er juillet, l'exercice précédent doit se terminer au 30 juin de la même année.
• La suppression d'exercices ne peut se faire que dans l'ordre chronologique, à savoir de l'exercice le plus ancien au plus récent.
• Lors de l'import d'une archive, les mouvements de l'exercice concerné sont automatiquement régénérés afin de correspondre exactement aux écritures liées et ils ne sont pas modifiables. Seul l'exercice le plus ancien peut avoir des mouvements plus anciens, qui sont alors modifiables.
• L'archivage d'un exercice n'exporte que les données utiles à la fusion et ignore d'autres données. Par conséquent, il ne doit pas être utilisé comme moyen de sauvegarde. Utilisez votre outil habituel pour sauvegarder vos exercices.