Come unire esercizi contabili in un unico database

Attenzione, questo articolo è destinato a utenti esperti. Se non vi sentite a vostro agio nel passare da un'esercizio all'altro, nell'organizzare le cartelle su un disco rigido o nell'esportare e importare dati, vi consigliamo di fissare un appuntamento con il nostro servizio di assistenza piuttosto che tentare un'operazione rischiosa. Ne va della sicurezza dei vostri dati.

A partire dalla versione 8, Office Maker Finance è “multi-esercizio”, ovvero il programma può gestire più esercizi contabili nello stesso database. Fino ad allora, ogni esercizio contabile era oggetto di un database separato.

La gestione multi-esercizio facilita notevolmente il cambio di esercizio, soprattutto in modalità client-server. Per questo motivo può essere opportuno unire gli esercizi passati con quello corrente per beneficiare di questo vantaggio. Ecco come procedere:

Se utilizzate la versione monoutente

1. Uscite da OM Finance. Nel Finder (macOS) o in Esplora risorse (Windows), selezionate la cartella contenente il database dell'ultimo esercizio e duplicatela. Rinominate la cartella appena creata e il database al suo interno eliminando il riferimento all'anno.
   Esempio con una cartella denominata OMF_Edelweiss_2025 contenente il database costituito da tre file OMF_Edelweiss_2025.4DD, OMF_Edelweiss_2025.Indx e OMF_Edelweiss_2025.Match:
2. Avviare OM Finance e aprire i database degli esercizi precedenti. Per ogni esercizio, aprire l'amministrazione degli esercizi  (tramite il menu File>Amministrazione esercizi) e creare un archivio dell'esercizio utilizzando il pulsante di esportazione.
   Attenzione: solo un esercizio bloccato può essere archiviato. Se necessario, dovrete quindi bloccare prima l'esercizio.
3. Aprire il database creato nella fase 1 e destinato a contenere gli esercizi uniti. Nell'amministrazione degli esercizi (aperto tramite il comando File>Amministrazione di esercizi), importare in ordine cronologico inverso l'archivio di ciascun esercizio precedente creato nella fase 2. Il numero di ciascun esercizio viene visualizzato nell'elenco dell'amministrazione degli esercizi.

Se utilizzate la versione client-server

1. Il database che contiene l'esercizio più recente (per esempio 2025) sarà quello che contiene gli esercizi passati e futuri.
2. Avviare OM Finance e aprire i database degli esercizi precedenti. Per ogni esercizio, aprire l'amministrazione degli esercizi  (tramite il menu File>Amministrazione esercizi) e creare un archivio dell'esercizio utilizzando il pulsante di esportazione.
   Attenzione: solo un esercizio bloccato può essere archiviato. Se necessario, dovrete quindi bloccare prima l'esercizio.
3. Aprire il database della fase 1 e destinato a contenere gli esercizi uniti. Nell'amministrazione degli esercizi (aperto tramite il comando File>Amministrazione di esercizi), importare in ordine cronologico inverso l'archivio di ciascun esercizio precedente creato nella fase 2. Il numero di ciascun esercizio viene visualizzato nell'elenco dell'amministrazione degli esercizi.

Note

• Non è obbligatorio unire gli esercizi esistenti. Il programma può continuare a funzionare con esercizi registrati in file di dati separati.
• Solo gli esercizi della stessa società, che utilizzano la stessa valuta di base e contengono la stessa licenza del software possono essere fusi.
• L'importazione degli archivi degli esercizi precedenti deve avvenire in ordine cronologico inverso (ad esempio, prima l'esercizio 2024, poi l'esercizio 2023, ecc.). Inoltre, è indispensabile che la data di fine dell'esercizio precedente sia il giorno precedente la data di inizio dell'esercizio successivo: ad esempio, per un esercizio che inizia il 1° luglio, l'esercizio precedente deve terminare il 30 giugno dello stesso anno.
• Gli esercizi possono essere eliminati solo in ordine cronologico, ovvero dal più vecchio al più recente.
• Durante l'importazione di un archivio, i movimenti dell'esercizio in questione vengono automaticamente rigenerati in modo da corrispondere esattamente alle registrazioni correlate e non sono modificabili. Solo l'esercizio più vecchio può avere movimenti più vecchi, che sono quindi modificabili.
• L'archiviazione di un esercizio esporta solo i dati utili alla fusione e ignora gli altri dati. Pertanto, non deve essere utilizzata come mezzo di backup. Utilizzate il vostro strumento abituale per eseguire il backup dei vostri esercizi.

• I fogli di calcolo non vengono esportati in un archivio. Pertanto, se desiderate recuperare nell'esercizio corrente un foglio di calcolo contenuto in un esercizio precedente, utilizzate le funzioni di esportazione e importazione dello schedario dei fogli di calcolo.