Wie führe ich Geschäftsjahre in einer einzigen Datendatei zusammen?

Ab Version 8 ist Office Maker Finance „mehrjährig”, d. h. das Programm kann mehrere Geschäftsjahre in derselben Datendatei verwalten. Bislang wurde für jedes Geschäftsjahr eine separate Datendatei angelegt.

Die Verwaltung mehrerer Geschäftsjahre erleichtert den Wechsel des Geschäftsjahres erheblich, insbesondere im Client-Server-Modus. Daher kann es sinnvoll sein, vergangene Geschäftsjahre mit dem laufenden Geschäftsjahr zusammenzuführen, um diesen Vorteil zu nutzen. So gehen Sie vor:

1. Beenden Sie OM Finance. Wählen Sie im Finder (macOS) oder Windows Explorer den Ordner mit der Datendatei des aktuellen Geschäftsjahres aus und duplizieren Sie ihn. Benennen Sie den neu erstellten Ordner und die darin enthaltene Datendatei um, indem Sie die Jahresangabe entfernen.
   Beispiel mit einem Ordner namens OMF_Edelweiss_2025, der die Datenbank mit drei Dateien enthält: OMF_Edelweiss_2025.4DD, OMF_Edelweiss_2025.Indx und OMF_Edelweiss_2025.Match:
   Benennen Sie die Kopie dieses Ordners in OMF_Edelweiss und die drei Dateien in OMF_Edelweiss.4DD, OMF_Edelweiss.Indx und OMF_Edelweiss.Match um.
2. Starten Sie OM Finance und öffnen Sie die Dateien der vergangenen Geschäftsjahre. Öffnen Sie für jedes Geschäftsjahr den Geschäftsjahre-Verwalter  (über das Menü Ablage > Geschäftsjahre-Verwalter) und erstellen Sie mit der Schaltfläche Exportieren ein Archiv des Geschäftsjahres.
   Bitte beachten Sie, dass nur gesperrte Geschäftsjahre archiviert werden können. Sie müssen daher gegebenenfalls zuvor ein Geschäftsjahr sperren .
3. Öffnen Sie die in Schritt 1 erstellte Datendatei, in der die zusammengeführten Geschäftsjahre gespeichert werden sollen. Importieren Sie im Geschäftsjahre-Verwalter (zu öffnen über den Befehl Ablage>Geschäftsjahre-Verwalter) in umgekehrter chronologischer Reihenfolge das Archiv jedes einzelnen in Schritt 2 erstellten Geschäftsjahres. Die Nummer jedes Geschäftsjahres wird in der Liste des Geschäftsjahre-Verwalters angezeigt.

Hinweise

• Es ist nicht zwingend erforderlich, die vorhandenen Geschäftsjahre zusammenzuführen. Das Programm kann weiterhin mit Geschäftsjahren arbeiten, die in separaten Datendateien gespeichert sind.
• Es können nur Geschäftsjahre desselben Unternehmens mit derselben Basiswährung und derselben Software-Lizenz zusammengeführt werden.
• Der Import der Archive der vergangenen Geschäftsjahre muss in umgekehrter chronologischer Reihenfolge erfolgen (z. B. zuerst das Geschäftsjahr 2024, dann das Geschäftsjahr 2023 usw.). Ausserdem muss das Enddatum des vorangegangenen Geschäftsjahres unbedingt der Tag vor dem Startdatum des folgenden Geschäftsjahres sein: Bei einem Geschäftsjahr, das am 1. Juli beginnt, muss das vorangegangene Geschäftsjahr beispielsweise am 30. Juni desselben Jahres enden.
• Das Löschen von Geschäftsjahren kann nur in chronologischer Reihenfolge erfolgen, d. h. vom ältesten zum neuesten Geschäftsjahr.
• Beim Importieren eines Archivs werden die Bewegungen des betreffenden Geschäftsjahres automatisch neu generiert, damit sie genau mit den zugehörigen Buchungen übereinstimmen, und können nicht geändert werden. Nur das älteste Geschäftsjahr kann ältere Bewegungen aufweisen, die dann geändert werden können.
• Beim Archivieren eines Geschäftsjahres werden nur die für die Zusammenführung relevanten Daten exportiert, andere Daten werden ignoriert. Daher sollte diese Funktion nicht als Sicherungsmethode verwendet werden. Verwenden Sie Ihr übliches Tool, um Ihre Geschäftsjahre zu sichern.