Trafic des paiements et adresses structurées

Les normes du trafic de paiement national et international évoluent et impose une adaptation des logiciels. Dès le 14 novembre 2026, de nouvelles règles entrent en vigueur qui concernent aussi bien les QR-factures que les paiements créanciers ou le versement des salaires via le format PAIN.001.

Auparavant, les informations sur le destinataire d'un versement pouvaient être saisies de manière assez libre, dans un champ unique. Cependant, afin de faciliter la surveillance et la prévention du blanchiment d'argent, les autorités réglementaire exigent de passer à un format d'adresse structuré, ce qui signifie que les différentes unités d'informations (nom, prénom, rue, localité, etc.) font l'objet de champs distincts. A partir de la mi-novembre 2026, les ordres de paiement devront donc utiliser des adresses structurées.

Trois options sont acceptées :

• Exigence minimale : le nom, la localité et le pays doivent être transmis dans des champs séparés
• Modèle hybride : en plus des exigences minimales, des données d'adresses supplémentaires peuvent être transmises de manière non structurée (par exemple le nom de la rue et le numéro de bâtiment dans le même champ)
• Adresses entièrement structurées : en plus des exigences minimales, d'autres informations telles que la rue, le numéro de bâtiment, le code postal, etc. doivent être transmis dans des champs séparés

Office Maker Business et Office Maker Staff sont en mesure de transmettre des ordre de versements: nos logiciels ont donc été adaptés à ces nouvelles exigences et utilisent le modèle hybride.

Nous avons fait en sorte de minimiser le travail de mise en conformité pour les utilisateurs des logiciels.

Conséquences sur le fichier Adresses de Business et le fichier Employés de Staff

Depuis toujours, Business offre un champ Rue et Staff un champ Adresse sous forme d'un bloc de texte pouvant contenir un nombre quelconque de lignes et ne séparant pas le nom de la rue et le numéro de bâtiment. Cette grande souplesse permet de s'adapter aux formats d'adresses très variés du monde entier. Ce champ va rester comme il est. Nous recommandons cependant pour respecter les exigences de La Poste Suisse, dans le cas des adresses suisses, de toujours mettre le nom de la rue sur la première ligne, suivi du numéro, et de mettre d'autres informations comme une case postale ou un digicode sur les lignes suivantes. En Europe, seuls la France, le Luxembourg et Monaco mettent le numéro suivi d'une virgule avant le nom de la rue.

Afin de simplifier la vie des utilisateurs, nos logiciels ne les obligent pas à modifier le format des fiches adresses ou des fiches employés. C'est au moment d'exporter les ordres de versement que les programmes séparent le nom de la rue du numéro du bâtiment. Cependant, cette opération ne fonctionne que si les règles de saisie suivantes ont été appliquées :

Le numéro de bâtiment doit suivre le nom de la rue et non le précéder. Exemple :

Si dans la rubrique Rue figurent à la fois le nom de la rue et une case postale, cette dernière doit figurer à la ligne suivant la rue. Exemple :

Veuillez donc vérifier que vos adresses respectent ces règles de saisie. Consultez cet article  qui fournit des informations sur les formats d'adresses recommandés par la Poste suisse et les organismes postaux des pays limitrophes.

Conséquences sur la rubrique Pays de Business

Le contenu de la rubrique Pays est devenu plus strict pour permettre sa conversion au format ISO. Il est désormais obligatoire (y compris pour la Suisse) et le nom du pays doit être inscrit en toutes lettres en français, allemand, italien ou anglais (de préférence toujours dans la même langue pour un même pays). Dans Business, ceci concerne aussi bien les Adresses principales, les Adresses secondaires, et les adresses des Employés. Le champ Pays dans les écrans de saisie se présente désormais sous forme d'une combobox, c'est à dire une zone de texte saisissable munie d'un menu facilitant la saisie. Ce menu présente dans une première section la Suisse et ses pays limitrophes, suivie des autres pays:

Les pays sont toujours présentés dans la langue de base du programme, indépendamment de la langue d'interface du poste de travail. Vous pouvez utiliser les flèches haut et bas du clavier pour vous déplacer dans le menu, ou saisir les premiers caractères du pays, puis valider avec la touche Enter. Si le nom du pays saisi n'est pas reconnu, le libellé du champ s'affichera en rouge comme dans l'illustration ci-dessus. Cette version du programme effectue une correction automatique du champ Pays lors de la mise à jour. Les champs vides sont remplacés par «Suisse» et ceux qui contenaient des codes ISO (comme FR ou DE) sont remplacés par le nom complet du pays. Mais le programme ne peut pas remplacer automatiquement les pays inconnus ou mal orthographiés. Vous pouvez trouver la liste des pays non reconnus en allant dans la commande «Test de cohérence» de la Maintenance et en cochant la case «Adresses: Pays». S'il y en a, la sélection courante du fichier Adresses sera remplacée par toutes les Adresses qui ont un pays erroné ou une adresse secondaire avec un pays erroné. Choisissez la commande Appliquer du menu Action, puis choisissez Pays dans le menu But. Ce dialogue permet de saisir le nom du pays erroné et le nom correct du pays et de les remplacer dans toutes les Adresses concernées. Cette opération devra être répétée pour chaque pays erroné.

Conséquences sur les QR-factures émises par Business

La version 7.4r29 d'octobre 2025 gérait déjà les QR-factures avec adresses structurées, sous forme hybride avec la rue et le numéro dans le même champ, ce qui reste conforme à la nouvelle norme. Mais cette solution n'était pas idéale car elle dépendait d'une saisie correcte de la rue suivie du numéro dans la première ligne du champ Rue. Par simplification, pour assurer une QR-facture toujours correcte, Business n'inclut désormais plus du tout la rue dans le code QR car ce n'est pas un champ obligatoire. Ceci implique que la facture mentionnera toujours l'adresse complète du client dans l'en-tête mais que le talon BVR QR ne mentionnera plus que son nom, son code postal et sa ville.

Conséquences sur les paiements créanciers et les virements des salaires au format PAIN.001

Dès le 14 novembre 2026, l'ancien format pain.001.001.03.ch.02 datant de 2009 ne sera plus admis car il ne supporte pas les adresses structurées. Nous vous recommandons, si ce n'est pas déjà fait, de basculer sur le format plus récent pain.001.001.09.ch.03. Ce choix peut être mémorisé dans les options du format d'export. La même chose s'applique aux paiement par connexion automatique à l'e-banking via EBICS. Sauf pour les paiements de QR-factures où nous reportons la rue du créancier fournie par le QR code, nous n'exportons plus la rue car elle n'est pas obligatoire et cela évite les problèmes de paiements refusés pour adresse non conforme.

Remarques

Nous vous rappelons qu'Office Maker Business propose la saisie d'Adresses secondaires utiles pour indiquer diverses personnes de contact, une adresse de livraison et de facturation, etc. Cet article  vous en dit plus à ce propos.

Concernant les factures reçues de vos fournisseurs, nous vous encourageons à les saisir à l'aide d'un lecteur de codes QR, puisque ces derniers contiennent une multitude d'informations que vous n'aurez pas besoin de saisir manuellement : IBAN, numéro de référence de la facture, montant total, etc. En outre, le programme vous laisse définir un article par défaut si vous ne souhaitez pas détailler le contenu de la facture.