Zahlungstypen für Debitorenzahlungen
Es stehen verschiedene Arten von Zahlungsausgängen zur Verfügung, aus denen Sie bei der manuellen Eingabe von Zahlungen auswählen können. Aus Gründen der Leserlichkeit entspricht jedem Zahlungstyp ein Code aus zwei Buchstaben, der vom Programm beim Anzeigen der Datei oder beim Drucken bestimmter Dokumente verwendet wird. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen die verschiedenen Typen mit ihren Codes.
| Zahlungstyp | Code | Erläuterungen |
| Zahlung & Ausstand | ZA | Ein eventueller Saldo bleibt geschuldet. |
| Zahlung & Skonto | ZS | Ist der bezahlte Betrag kleiner als der Saldo, wird der Skontobetrag in die Rubrik Differenz übertragen. |
| Zahlung & Mehrbetrag | ZM | Ist der bezahlte Betrag grösser als der Saldo, wird der Mehrbetrag in die Rubrik Differenz übertragen. |
| Anzahlung | AZ | Zur Verwaltung von Teilzahlungen. |
| Vorauszahlung | VZ | Addiert den bezahlten Betrag zur Rubrik Vorauszahlungen auf der Adresskarte des Kunden. |
| Red. durch Vorauszahl. | RV | Ermöglicht eine Zahlung, für die der verfügbare Betrag des Kunden benutzt wird (Rubrik Vorauszahlungen). |
| Erstattung Gutschrift | EG | Saldiert eine Gutschrift, die Sie direkt zurückerstatten. |
| Differenz ausbuchen | DV | Storniert die unbezahlten Rechnungen insolventer Kunden. Der Druck von Mahnungen wird eingestellt. |
| Gutschrift | GU | Zahlung einer Rechnung durch eine Gutschrift. |
| Ausgleich | AU | Durch einen Ausgleich erzeugte Zahlung. |
Vorauszahlungen
Wenn Sie kein Element im Scroll-Bereich aktivieren, ist der einzig mögliche Zahlungstyp Vorauszahlungen. Es genügt, die Rubrik Bez. Betrag zu erfassen und zu Sichern. Die als Vorauszahlung gesicherten Beträge werden zur Rubrik Vorauszahlungen auf der Adresskarte des Kunden addiert und können anschliessend zur Zahlung von Rechnungen dienen.
Einfache Zahlung
Um die Bezahlung einer Rechnung zu speichern, wählen Sie die betroffene Rechnung im Scroll-Bereich aus und klicken das Feld Benutzen an. Links der ausgewählten Zeile erscheint zur Erinnerung der Buchstabe B.
Die Werte der Rubriken der zu erstellenden Zahlung werden unten im Fenster vorgeschlagen. Der Rechnungssaldo wird automatisch in die Rubrik Bez. Betrag übertragen. Handelt es sich um eine Zahlung & Ausstand, brauchen Sie nur das Feld Sichern anzuklicken, um die Zahlung zu registrieren und die Rechnung auszugleichen.
Restbetrag skontieren
Selbstverständlich ist es möglich, die Werte der Rubriken vor dem Sichern zu ändern. In bestimmten Fällen muss der Zahlungstyp mit Hilfe der Radioknöpfe präzisiert werden. Nur logische Zahlungstypen können entsprechend den/dem verwendeten Dokument(en) und erfassten Werten ausgewählt werden.
Zum Beispiel weist die «benutzte» Rechnung einen Restbetrag von 8’910.00 auf, doch der Inhalt der Rubrik Bez. Betrag wurde geändert und enthält den Wert 8’900.00.
Behalten Sie den Zahlungstyp Zahlung & Ausstand, wird der Restbetrag von 10.00 auch weiterhin geschuldet und eventuell gemahnt. In diesem Fall könnten Sie den Zahlungstyp Zahlung & Skonto wählen, wodurch effektiv die Rechnung ausgeglichen würde.
Reduktion durch Vorauszahlungen
Fahren wir mit diesem Beispiel fort. Wenn Sie diese Rechnung erneut auswählen und Benutzen anklicken, kann der Restbetrag von 10.00 durch die Auswahl des Zahlungstyps Reduktion durch Vorauszahlung beglichen werden.
Die als Vorauszahlungen gespeicherten Beträge kommen zur Rubrik Vorauszahlungen des Kunden hinzu und können anschliessend zur Begleichung von Rechnungen dienen.
Die Rechnung kann also auch beglichen werden, indem der Betrag von 10.00 von der Rubrik Vorauszahlungen des Kunden abgezogen wird. Der Wert dieser Rubrik entspricht immer dem verfügbaren Total an Vorauszahlungen, die gespeichert wurden.
Dieser Typ muss auch dann gewählt werden, wenn Sie einem Kunden nur Vorauszahlungen zurückerstatten. In diesem Fall darf im Scroll-Bereich kein Beleg «benutzt» werden.
Gutschrift
Steht eine Gutschrift zur Verfügung, kann diese zur Bezahlung einer Rechnung herangezogen werden. Nachdem die zu begleichende Rechnung aktiviert wurde, gehen Sie für die Gutschrift genauso vor: Wählen Sie die Gutschrift im Scroll-Bereich aus und klicken Sie auf Benutzen. Zur Erinnerung erscheint der Buchstabe B links neben der ausgewählten Zeile.
Nach dem Sichern wird der Restbetrag um den Betrag der Gutschrift verringert. Gibt es noch einen Restbetrag, bleibt er geschuldet. Ist der Betrag der Gutschrift höher als der Restbetrag der Rechnung, wird diese bezahlt und die Gutschrift hat noch einen Restbetrag, der zur Bezahlung einer anderen Rechnung benutzt werden kann.
Die durch diese Operation erzeugte Zahlung ist vom Typ GU.
Erstattung Gutschrift
Es kann vorkommen, dass ein Kunde die Erstattung einer Gutschrift verlangt, obwohl es keine offenen Rechnungen mehr in seinem Namen gibt. Diese Situation entspricht dem Typ Erstattung Gutschrift. In diesen Fall entspricht die erstellte Zahlung dieser Rückzahlung. Dieser Betrag wird buchhaltungstechnisch als negativ verbucht.
Zahlung & Mehrbetrag
Der Typ Zahlung & Mehrbetrag entspricht dem ungewöhnlichen Fall, wenn Sie eine Zahlung speichern, deren Bez. Betrag höher als der Saldo der Rechnung ist.
Differenz ausbuchen
Mit dem Typ Differenz ausbuchen (Debitorenverlust) können Sie Rechnungen, für die Sie keine Zahlung erwarten, unberücksichtigt lassen (z.B. bei definitiver Zahlungsunfähigkeit des Debitors).
Wenn Sie eine Karte dieser Art erfassen (und Sie später einen Datenexport in eine Buchhaltungssoftware vornehmen), müssen Sie in der Rubrik Konto-Nr. die Nummer eines in der Kontenplandatei definierten Debitorenverlust-Kontos erfassen.
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