Import de dons récoltés avec RaiseNow - Knowledge Base Office Maker / BiblioMaker

La plate-forme en ligne RaiseNow permet aux organisations non gouvernementales de créer des campagnes de dons. Les données sur l'argent ainsi récolté peuvent être importées dans le logiciel Business sous forme de paiements et de factures.

Déroulement d'une campagne

Voici comment se déroule une campagne:

Sur la plateforme RaiseNow, créez une campagne de dons ainsi qu'une ou plusieurs "solutions". Une solution est un moyen de paiement affiché sous forme de code QR pour une plate-forme financière donnée : Twint, PayPal, etc.

Une fois les dons reçus, exportez les données correspondantes dans un fichier au format CSV Standard. C'est ce fichier qu'il s'agira d'importer dans Business.

Dans le logiciel Business, affichez le fichier des Paiements (via le menu Ventes) et appelez la commande Importer dans le menu Fichier. Sélectionnez le format d'import intitulé Paiements RaiseNow puis cliquez sur le bouton Options. Renseignez les champs nécessaires (voir plus bas) puis validez le dialogue. Une fenêtre de sélection de fichier apparaît, dans laquelle vous indiquez le fichier CSV à importer. Le programme affiche alors un autre dialogue contenant les transactions trouvées dans le fichier CSV. Contrôlez les données et validez le dialogue si tout est en ordre. Business crée alors les fiches de Paiements, les factures correspondantes et le cas échéant les fiches Adresses pour les donateurs ne figurant pas déjà dans la base de données.

Le dialogue d'options

Ce dialogue contient les éléments suivants :

Rubriques	Remarques
Code adresse par défaut	Définissez dans cette rubrique le code adresse que le programme doit ajouter à la transaction importée si celle-ci ne contient aucune donnée d'identification du donateur.
Code article par défaut	Définissez dans cette rubrique le code article que le programme doit ajouter à la transaction importée si celle-ci ne contient aucune donnée permettant de lier la transaction à une solution.
No compte par défaut	Définissez dans cette rubrique le numéro de compte que le programme doit ajouter à la transaction importée si celle-ci ne contient aucune donnée permettant de lier la transaction à une solution ou si l'article n'est lié à aucun compte de vente, ou encore si vous souhaitez utiliser un autre compte que celui de l'article.
Solutions personnalisées
Active	Cochez cette case si l'import contient des dons effectués avec cette solution.
Nom	Nom de la solution qui doit correspondre exactement au nom défini sur la plate-forme RaiseNow. Par précaution, copiez et collez ces noms entre RaiseNow et Business.
Code article	Définissez le code article à utiliser (saisissez le caractère @ puis pressez la touche Tab afin d'obtenir tous les codes articles existants).
Libellé	Définissez le code article à utiliser (saisissez le caractère @ puis pressez la touche Tab afin d'obtenir tous les codes articles existants).
Compte	Définissez le compte du plan comptable à utiliser (saisissez le caractère @ puis pressez la touche Tab afin d'obtenir tous les comptes existants).
Intitulé	Intitulé du compte sélectionné.
Fichier et Dossier d'import	Spécifiez optionnellement le chemin du fichier ou du dossier contenant les fichiers à importer.

Traitement des données importées

Identification du donateur

Lors de l'import, le programme tente de lier chaque transaction à une fiche adresse en utilisant le nom, le prénom et le code postal du donateur. Si cette information manque, le programme applique le code adresse par défaut défini dans les options du format d'import. Si aucune adresse par défaut n'a été spécifiée, le paiement n'est pas importé mais figurera dans le journal d'import. Si les coordonnées du donateur figurent dans la transaction mais ne correspondent à aucune adresse connue dans la base, le programme crée la fiche adresse.

Articles liés et TVA

Chaque transaction importée doit être liée à un article existant dans la base de données, car la création d'une fiche de paiement implique également la création d'une facture.

Définissez dans les options du format d'import le code article à attribuer à la transaction.

Remarque : l'article est lié à un taux de TVA. Si le don est lié à une contre-prestation (par exemple un dîner de soutien, une mention de sponsoring, l'accès à un local, etc.), il est soumis à la TVA et l'article doit contenir un taux de TVA supérieur à 0%. Dans le cas contraire, l'article doit contenir un taux de TVA à 0% dont la case "Dons" est cochée.

Prise en charge des frais

Certaines solutions comme le « Don TWINT » proposent l’ajout d’une case à cocher permettant au contributeur de couvrir ou non les frais du don. Si vous souhaitez prendre ces frais à votre charge, désactivez cette option lors de la création de solution personnalisée dans RaiseNow. Le logiciel traite les frais de transaction comme suit :

Si le donateur prend les frais à sa charge, le programme enregistre le montant total du don, sans escompte (règlement simple).
Si le donateur renonce à couvrir les frais ou vous désactivez l’option de prise en charge des frais dans la solution (sous Création de solution personnalisée > Couvrir les frais), le programme importe la donation en escomptant le montant des frais. Le solde du contributeur compte bien 100 % du montant total du don, mais la fiche du paiement contiendra l'information qu'une partie du paiement a été escomptée.

Paiements ignorés

Les transactions ayant le statut « Failed » (paiement échoué) ne sont pas importées. Aussi, si un donateur choisit de ne pas renseigner son nom, veuillez définir une fiche adresse par défaut à utiliser pour ces dons anonymes. Si aucune adresse n’a été configurée dans les options de l’import, alors le paiement sera ignoré. Il en va de même pour la configuration des solutions de paiement.

Notez toutefois, qu’il vous est possible de refaire l’import du même fichier après avoir complété les options du format d’import. Seuls les paiements précédemment ignorés pour manque de valeurs par défaut seront importés. Les transactions déjà importées ne seront pas créées une seconde fois.